Культура ділових нарад

Загальна характеристика нарад і зборів

Службові відносини в рамках ділового спілкування включають різні форми обговорення виробничих, економічних, науково-технічних проблем. Найбільш поширеними є наради і собрания - форми групового обговорення ділових ситуацій. Незважаючи на деякі відмінності, організація і проведення зборів і нарад подібні між собою. Тому досить розглянути одну з форм - нараду.

Основне призначення нарад (засідань) - допомогти у підготовці та реалізації управлінських рішень. Але вони мають як позитивні, так і негативні сторони.

Наради, безсумнівно, корисні, оскільки дозволяють: - використовувати колективний розум ("одна голова добре, а кілька - краще");

  • - Різнобічно розглянути проблему при залученні фахівців різних сфер діяльності;
  • - Більш оперативно підготувати рішення при безпосередньому контакті керуючих і керованих, представників різних служб, заощадивши час на "узгодженнях";
  • - Краще вивчити особистісні та ділові якості підлеглих, ознайомитися з діяльністю різних служб. Однак ці достоїнства працюють в тому випадку, коли:
    • 1) нарадами не зловживають, марно відволікаючи працівників від виконання їхніх безпосередніх службових функцій;
    • 2) наради ретельно готують: вони не повинні організовуватися "для галочки", для перестраховки або просто як чергові.

Якщо керівник може зібрати необхідну інформацію, не скликаючи до себе працівників, самостійно прийняти рішення і довести його до виконавців, то нарад слід уникати. Особливо - непередбачених, авральних, оскільки вони порушують трудовий ритм, вносять елементи дезорганізації в діяльність підлеглих, цілих служб і підрозділів, а значить, роботу з діловими партнерами і клієнтами.

Види і типи нарад

Американські дослідники проблем організації та проведення нарад ділять їх на диктаторські, автократичні, сегрегатівние, дискусійні, вільні.

Диктаторське нараду. Зазвичай говорить тільки керівник. Він повідомляє присутніх своє рішення щодо певним питанням чи знайомить із позицією (розпорядженням) вищестоящої інстанції. Дискусій немає; приймаючи інформацію до відома, учасники тільки ставлять запитання.

Автократичне нараду. Є різновидом диктаторського. Його особливість полягає в тому, що керівник почергово задає питання учасникам і вислуховує їхні відповіді. Запрошені не мають права висловлювати думки з приводу позицій інших учасників, а також позбавляються підтримки інших учасників.

Сегрегатівное нараду (від лат. Segregatio - відділення). Починається доповіддю керівника або призначеної ним особи, потім в дебатах виступають тільки ті, кого вибирає головуючий.

У перших двох випадках керівник може викликати неприязнь до себе з боку позбавлених слова, а в третьому - ще й недоброзичливе ставлення до учасників, яким було надано слово.

Дискусійне нараду. Відрізняється демократичним характером, оскільки відбувається вільний обмін думками, рішення приймається голосуванням з наступним затвердженням керівником. Рішення може прийматися і керівником без голосування, але з урахуванням висловлених думок і пропозицій учасників наради.

Вільне нараду. Проводиться без виразної повістки дня.

Існують і інші класифікації нарад:

  • 1) за тематикою їх поділяють на:
    • - Адміністративні;
    • - Технічні;
    • - Кадрові;
    • - Фінансові;
    • - Психологічні і т.д .;
  • 2) по основному завданню - на:
    • - Проблемні;
    • - Інструктивні;
    • - Оперативні (диспетчерські) та ін.

Проблемні наради. Їх завдання - знайти оптимальне рішення проблеми за допомогою дискусії. Структурно нараду зазвичай складається з доповіді, питань до доповідача, дебатів і вироблення рішень. Якщо текст доповіді розісланий учасникам заздалегідь, то доповідач може не виступати з повідомленням, а відразу відповідати на запитання. Така нарада дає можливість керівнику формувати власну думку на основі колективного обговорення проблеми, визначити оптимальність одного з варіантів рішення, виробленого до і під час наради; переконати підлеглих, які сумніваються в оптимальності обраного рішення. На такій нараді рішення приймається голосуванням, але не носить обов'язкового характеру для керівника, так як останнє слово залишається за ним і саме він несе відповідальність за вирішення проблеми.

Інструктивні наради. Припускають передачу розпоряджень зверху вниз для їх якнайшвидшого виконання. Керівники доводять до своїх підлеглих прийняте вищестоящою організацією рішення з конкретизацією тих чи інших положень, роз'яснюючи виникаючі питання і призначаючи терміни виконання. На такій нараді можуть обговорюватися шляхи і засоби реалізації рішення. Інструктивний нараду може бути замінене доведенням до виконавців рішення в письмовій формі.

Оперативні (диспетчерські) наради. Проводяться з метою отримання інформації про поточний стан справ на підприємстві, в установі. На відміну від інструктивного наради отримання інформації йде знизу вгору. Учасники наради доповідають про стан справ на місцях, а керівники, у свою чергу, прагнуть на основі отриманої інформації вирішити виниклі проблеми.

Багато керівників справедливо вважають такий вид нарад застарілим і воліють замість "планерок", "пятімінуток", "летючок", "оперативок", які нерідко тривають довго і перетворюються в "копання в дрібницях", в "розноси" підлеглих, збирати інформацію і давати доручення, не викликаючи до себе підлеглих.

 
< Попер   ЗМІСТ   Наст >