Інформативність і переконливість ділового листа

Документ - це пам'ять установи. І зовсім не байдуже, як і мовної оболонці зберігається інформація. До документа можуть звертатися неодноразово, тому текст повинен бути складений так, щоб кожен раз був потрібний мінімум часу на ознайомлення з ним.

Необхідно, щоб текст документа, зокрема ділового листа, був коротким і містив лише основні дані. Додаткові відомості слід включати в додатки. Аргументація в діловому листі повинна бути не стільки вичерпною, скільки достатньою.

Використання сформованих, стандартних формулювань ("звільнити від займаної посади"; "контроль за виконанням покласти на ..."; "оплата гарантується"; "через терміновість замовлення"; "відповідно до попередньої домовленості і рішенням"; "в цілях подальшої кооперації "і т.д.) полегшує процес складання ділового листа, наповнюючи його потрібної інформативністю, оскільки такі формулювання, перевірені багаторічною практикою, сприймаються як буква закону.

Сучасні закордонні посібники по ділової кореспонденції присвячують цілі розділи мистецтву переконувати. В якості засобів можна зустріти і апеляцію до людських інстинктів, і "тактику шоку" та інші засоби, здатні викликати інтерес адресата. Ці рекомендації продиктовані бажанням придбати замовника. "Формулюючи відмову, остерігайтеся втратити друга або замовника", - це застереження в тій чи іншій формі можна зустріти в кожному посібнику. І воно не позбавлене сенсу. Незалежно від того, викладається в листі прохання чи пропозицію, формулюється претензія або попередження, діловий лист має бути, насамперед, переконливим.

Що ж таке переконливість листи? Першим і основним умовою ділового листа є його доказовість. Точні і безперечні факти - ось що особливо необхідно, якщо ви хочете серйозно розібратися в складному питанні.

Викладаючи прохання, необхідно підкреслити крайню зацікавленість підприємства у її виконанні. Переконливість листа залежить від уміння його укладачів виразити інтереси того підприємства, на адресу якого направлено лист.

Точність фактів, цифрових даних, чіткість формулювань особливо необхідна в листах, що відображають кризові "драматичні" ситуації у сфері ділових відносин між партнерами. З психологічних міркувань рекомендується діловий лист починати з викладу позиції підприємства, якщо з даного питання прийнято позитивне рішення, і навпаки, відмова, відхилення пропозиції слід розглядати в кінці листа.

Особливо важко скласти лист-відмову. "Не починайте викладати лист з констатації відмови. Перш ніж сформулювати відмову, необхідно пояснити, чим він викликаний", - радять англійські фахівці.

У діловій кореспонденції слід враховувати і психологію сприйняття листа адресатом.

Наївно припускати, що часте вживання слів "дуже", "переконливо", "наполегливо", "ще раз" додасть письму велику переконливість. Скоріше, навпаки, вони втрачають свою впливаючу силу, здатність бути "прискорювачем" адміністративних дій. Вживання цих слів повинно бути обгрунтовано всім змістом листа.

Аналогічно слід підходити і до використання арготизмів - слів і мовних зворотів, уживаних певної соціальної або професійної групою.

В області офіційних ділових відносин до них можна віднести наступні слова: "неліквіди", "незавершенка", "бігунок" (обхідний лист), "літун" (особа, яка занадто часто змінює місце роботи) і т.д. Хоча ці слова зрозумілі широкому колу осіб, не всі з них мають право на вживання в офіційному листуванні, бо не відповідають нормам мовної культури.

Арготизмів слід вживати з граничною обережністю, переважно в тих випадках, коли для того чи іншого поняття немає адекватного терміна. Не можна забувати, що лист, багате арготизмами, справляє враження фамильярной записки і свідчить про низьку мовної культурі адресанта.

Нс варто також засмічувати офіційна мова іноземними словами. Запозичення іноземних слів - закономірний шлях збагачення будь-якої мови. Однак немає сенсу використовувати іноземне слово, якщо є російський термін, що позначає дане поняття.

Навряд чи доречно писати, що "термін виконання завдання може бути пролонгований" замість звичного "продовжено", або що "наша компанія має честь презентувати" замість "уявити".

Резолюції та візи

На закінчення слід зробити кілька зауважень про резолюціях і візах. Як правило, резолюція (та підпис) ставиться у верхній лівій частині листа і виражає передбачуване або прийняте рішення. Резолюції з конкретними вказівками виражаються в наказовому способі або в формі дієслова, з додаванням слова "прошу". Щоб краще виділити резолюцію, її слід розташовувати під кутом до лінії рядка. Для резолюції та інших позначок залишають чисте поле під адресою.

Резолюція на листі - нерідко наказ або розпорядження - повинна констатувати дії, які слід вжити. Резолюції - мірило стилю керівництва. За ними можна судити про ступінь оперативності, компетентності, сумлінності посадової особи.

Іноді листи вимагають попереднього узгодження з зацікавленими підприємствами, посадовими особами. Узгодження підтверджується шляхом візування. Віза включає підпис посадової особи та дату, яка ставиться або на примірнику листи, або на примірнику, який залишається у адресанта.

Діловий лист має відповідати також етичним вимогам, що склалися в практиці ділових відносин і вираженим в специфічному етикеті, який є необхідною стороною ділового життя. Такі вимоги - не просто бажана або рекомендована форма. Зневага ними може безпосередньо позначитися (і нерідко позначається) на успіх або провал ділових відносин.

 
< Попер   ЗМІСТ   Наст >