ОРГАНІЗАЦІЯ ВНУТРІШНІХ ІНФОРМАЦІЙНИХ ПОТОКІВ

В результаті вивчення даного розділу студент повинен:

знати

  • • склад документообігу підприємства;
  • • можливості інформаційних технологій з обробки інформації управлінського обліку;

вміти

  • • проектувати або вдосконалювати документообіг підприємства у відповідність до потреб управління;
  • • виключати дублювання інформації;

володіти

• навичками документування господарських операцій.

Документообіг та автоматизована обробка інформаційних потоків управлінського обліку

Питання проектування та вдосконалення документообігу складають значну область фінансового та управлінського обліку. Від якості міститься в документах і звітах інформації та раціональності їх руху залежить ефективність роботи бухгалтерії і ефективність управління, тому вдосконалення документообігу - це спільна справа бухгалтерів і менеджерів. Документи і звіти служать для фіксації, передачі, зберігання і систематизації інформації. У грамотно складених документах відбивається весь коло показників, необхідних для складання зовнішньої та управлінської звітності.

Необхідність організації документообігу на підприємстві визначається нормативними документами, що регламентують бухгалтерський облік, і здоровим глуздом. Оптимальний документообіг дозволяє скоротити витрати на його ведення при постачанні всіх зацікавлених користувачів релевантною інформацією. Складовою частиною облікової політики підприємства є організація документообігу. Своєчасне, регламентоване графіком документообігу, адресне уявлення достовірних даних, що відбивають хід виробничих і господарських процесів відповідно до правил, встановлених на підприємстві, забезпечує надійність контрольованих показників. Огляд наказів на облікову політику машинобудівних, електротехнічних, світлотехнічних та харчових промислових підприємств показав, що, як правило, розділ, пов'язаний з документообігом, або відсутня, або регламентує тільки графік подання документів до бухгалтерії (терміни, найменування, маршрут руху). Що ж стосується забезпечення інформацією з первинного обліку запитів менеджерів, то такі внутрішньофірмові інформаційні потоки графіком документообігу не регулюються. Це істотно знижує ефективність діяльності підприємства через зниження надійності функції управління - регулювання. В останні роки ситуація налагоджується щодо складання графіків документообігу по процесам складання бюджетів і звітів про їх виконання.

Документи є основним засобом фіксації, передачі, зберігання і обробки інформації на підприємстві; вони повинні містити оптимальний склад показників, необхідних для виконання функцій менеджменту. Найбільш традиційні визначення, що підкреслюють юридичну значимість документа, його доказову силу в разі судових розглядів. Так, відсутність належним чином оформлених первинних документів вважається грубим порушенням бухгалтерського обліку і несе в собі податкові ризики [1] . Такі характеристики первинних документів, що відображають факти господарського життя, завжди ставилися на перше місце в фінансовому бухгалтерському обліку, також як і обов'язкове застосування уніфікованих форм первинних документів, затверджених Держкомстатом Росії (в даний час Росстат). У новому Законі "Про бухгалтерський облік" від 6 грудня 2011 року № 402-ФЗ не передбачено обов'язкове застосування уніфікованих форм первинних облікових документів. Тому в обліковій політиці в частині фінансового обліку повинні затверджуватися всі форми первинних документів, що містять обов'язкові реквізити. Такий досвід добре перейняти і для політики в області управлінського обліку, доповнивши її альбомами форм документів, обов'язкових до виконання всередині компанії.

Для організації управлінського обліку важливо, що документ - це засіб організації інформації і, як наслідок, засіб обміну нею. Далі під документом розуміється будь-яким способом зафіксована інформація на будь-якому носії і будь-якою мовою з метою подальшого звернення до неї. Ефективність системи управління залежить в тому числі від раціональності документообігу.

  • [1] Штраф за це порушення становить від 10 000 до 30 000 руб. в залежності від кількості податкових періодів, в яких були допущені порушення (ст. 120 НК РФ), а якщо відсутність документів призвело до заниження податкової бази, то штраф складе 20% від суми несплаченого податку, але не менше 40 000 руб.
 
< Попер   ЗМІСТ   Наст >