Організація документообігу

Документообіг - це переміщення документів і звітів в просторі і часі з моменту виникнення до здачі в архів або виходу в зовнішнє середовище. Організація документообігу включає складання стандартів по документам, зведених схем і графіків документообігу, сформованих за цільовим ознакою, встановлення відповідальності за формування та передачу інформації встановлення термінів зберігання документів.

Стандарти документів містять форму і регламент обробки і отримання документа. Регламент описує, хто, куди, кому і в які терміни передає документ, хто несе відповідальність за порушення регламенту. Можуть бути також описані наслідки порушення регламенту. Терміни зберігання окремих первинних документів визначені Переліком типових документів, що утворюються в діяльності організацій, із зазначенням термінів зберігання, затвердженого Росархивом 6 жовтня 2000 р Терміни зберігання інших документів, в тому числі забезпечують управління підприємством розробляються господарюючим суб'єктом. У великих компаніях це вимога випливає з необхідності формування надійної контрольної середовища.

приклад 10.1

У виробничих цехах заводу з виробництва білкової ковбасної оболонки використовуються внутрішні журнали різного призначення. У додатку до регламентів виділені види журналів: 1) технологічний; 2) обліковий (для формування документів і звітів); 3) обліковий (для контролю); 4) експлуатаційний; 5) інформація для стимулювання персоналу; 6) для "розбору польотів за технологією". На рис. 10.1 і 10.2 показані приклади додатків до стандарту документообігу по різним видам журналів.

Журнал дезінфекції складу дозрівання бактерицидними лампами

Мал. 10.1. Журнал дезінфекції складу дозрівання бактерицидними лампами

Журнал "Залишки допоміжних матеріалів"

Мал. 10.2. Журнал "Залишки допоміжних матеріалів"

Наявність такого роду схем вітається не тільки в додатках до інструкцій, що регламентують документообіг, а й в додатках до посадових інструкцій.

Графік документообігу являє таблицю, в якій за кожним документом вказується найменування, учасники (відповідальні) інформаційного потоку утвореного документом, терміни створення і передачі. Форма графіка розробляється на кожному підприємстві самостійно. Орієнтиром може слугувати Додаток до Положення про документи і документообіг в бухгалтерському обліку (затверджено Мінфіном СРСР 29 липня 1983 р № 105, чинний документ) (табл. 10.1).

Таблиця 10.1

Графік документообігу

створення документа

Перевірка документа

Обробка документа

Передача в архів

Назва документу

Кількість екземплярів

Відповідальний за виписку

Відповідальний за оформлення

Відповідальний за виконання

Термін виконання

Відповідальний за перевірку

хто представляє

порядок подання

Термін виконання

хто виконує

Термін виконання

хто виконує

Термін виконання

вимога

2

цех

ВМТП, бухгалтерія

склад

Щодня (до ... ч)

Бухгалтерія

1-й прим. - Цех, 2-й прим. - склад

При звіті, при реєстрі

Щодня (до ... ч)

Бухгалтерія

щодня

Бухгалтерія

щодня

При організації або вдосконалення документообігу підприємства потрібно враховувати організаційну структуру управління підприємством, взаємозв'язку підрозділів і бізнес-процесів, взаємозв'язку підсистем інформаційного нуля підприємства, в тому числі економічної, конструкторської, технологічної (див. Гл. 1). Кожній з них відповідають види документообігу: бухгалтерський, оперативно-технічний, організаційно-розпорядчий, технічний, технологічний і т.д. При організації та функціонуванні документообігу виникають як внутрішні проблеми кожного виду, так і проблеми їх взаємозв'язку. В обліковій політиці повинні бути відображені регламенти документообігу економічної підсистеми.

 
< Попер   ЗМІСТ   Наст >