Типові проблеми організації документообігу та шляхи їх вирішення

Огляд практики підприємств різних галузей показує, що основні недоліки зводяться до наступних:

  • • дублювання первинних документів для бухгалтерського і оперативно-технічного обліку;
  • • при введення в обіг нових документів старі не вилучаються, що підсилює негативний ефект дублювання інформації;
  • • нераціональні маршрути руху документів і звітів;
  • • неузгоджені терміни їх складання і передачі;
  • • недостатня інформативність одних документів і дублювання реквізитного складу інших документів;
  • • невідповідність назви документів і звітів змістом укладеної в них інформації, що знижує прозорість документообігу і в сукупності з дублюванням може послужити основою для зловживань посадових осіб; відсутність закріплення відповідальності за формування та передачу документів;
  • • недоліки регламентації документообігу.

Покрокова процедура вдосконалення документообігу розкривається в параграфі 10.2.

Протягом багатьох років в літературі і на практиці піднімаються проблеми дублювання документообігу. Використання сучасних інформаційних технологій, що дають можливість на базі одних первинних документів групувати інформацію в різних розрізах, необхідних для виконання тих чи інших функцій управління, дозволяє знизити або ліквідувати дублювання оперативно- технічного і бухгалтерського документообігу. Варіанти можливого вирішення проблеми виключення дублювання документообігу розглянемо на прикладі підприємств харчової промисловості північно-західного регіону.

Інформаційні потоки, призначені різним користувачам для різних цілей, формуються на основі одних і тих же первинних документів. Аналіз прикладу показує, що на підставі єдиних первинних даних, оброблених в спеціальних форматах, ведуться бухгалтерський облік, складський облік і формується управлінська звітність, яка використовується менеджерами відділу постачання та виробництва. На перший погляд, очевидно, що якщо даних одного і того ж первинного документа досить для формування інформаційних потоків різного призначення, то навіщо заводити інший. Однак на практиці факти дублювання документів, що містять однакові показники і формують інформаційні потоки, призначені для різних користувачів, досить часті.

приклад 10.2

Документообіг, пов'язаний з виробництвом і здачею кондитерського напівфабрикату в наступний цех містить документи, що мають однакові реквізити: кількість виробленої придатної продукції, кількість забракованої продукції. Один з них - маршрутний лист - служить супровідним технологічним документом, інший - накладна - використовується в якості підстави записів в бухгалтерії (рис. 10.3).

Дана ситуація є типовою для підприємств різних галузей, змінюються назви дубльованих документів. Дублювання інформації слід знімати, так як це джерело додаткових витрат, втрат часу і можливих приписок. Кращими первинними документами є ті, в яких поєднуються реквізити, що відображають рух компонентів матеріального потоку (сировина, матеріали, комплектуючі вироби, напівфабрикати власного виробництва, готова продукція), нарахування заробітної плати на їх обробку, одержувані відходи і шлюб. На підприємствах машинобудування, електротехнічної, хімічної, харчової промисловості в разі потокової організації виробничого процесу добре зарекомендували себе маршрутні листи, які поєднують в собі багатопрофільні реквізити.

Дублювання документообігу при передачі напівфабрикату з цеху в цех

Мал. 10.3. Дублювання документообігу при передачі напівфабрикату з цеху в цех

 
< Попер   ЗМІСТ   Наст >