Автоматизація внутрішніх інформаційних потоків

Розвиток програмних продуктів направлено на реалізацію можливості комплексного забезпечення інформаційних потреб управління підприємством. З параграфа 1.3 читач вже має уявлення про сегментах інформаційного поля підприємства, що складаються з цільових масивів і потоків, про можливість їх перетину або паралельного руху. Відповідно до відносної однорідністю і призначенням інформаційних масивів і потоків сегмента економічної інформації створені як спеціалізовані програмні продукти, призначені для вирішення певних завдань, так і інтегровані. В області управлінського обліку спеціалізовані програмні засоби забезпечують оперативний облік і оперативно-виробниче планування; бюджетування і аналіз виконання бюджету; групи програм для розрахунку інвестиційного проекту, підготовки фінансових розділів бізнес-планів, аналізу стану підприємства за даними фінансової звітності та ін.

Наведемо загальні правила, яких слід дотримуватися, вибираючи для себе облікову програму. Перш за все зберіть робочу групу з представників усіх зацікавлених підрозділів, опишіть бізнес-процеси, що супроводжуються інформаційними потоками, виділіть потоки, які потребують автоматизації, опишіть коло користувачів системи, який бюджет на покупку програми, навчання співробітників, впровадження та супровід. Дуже важливе питання: чи може майбутня система бути інтегрована з вашими нинішніми автоматизованими системами обробки облікової інформації?

Після цього можна сформулювати вимоги до майбутньої програмі, в тому числі список обов'язкових і бажаних можливостей системи, повний список операцій, які повинні бути автоматизовані, повний список вхідних і вихідних форм бюджетів і звітів, продуктивність і масштабованість системи, бажана гнучкість в налаштуванні системи. При оформленні вимог вкрай бажано створити технічне завдання на систему, що містить максимально деталізовані вимоги. Технічне завдання в кінцевому підсумку повинно бути погоджено всіма зацікавленими службами і затверджено. Процес розробки технічного завдання не тільки дозволить сформувати вимоги до майбутньої системи, але і виявити в процесі його розробки до цього приховані потреби і взаємозв'язку.

Маючи перераховану інформацію, можна приступати до вивчення ринку: складіть список існуючих облікових програм для підприємств, які можна порівняти з вашим за обсягом обліковується інформації. На цьому етапі можна керуватися різними джерелами інформації: публікаціями у пресі, аналітичними оглядами, рекомендаціями колег, рекламними матеріалами коміаній-розробників.

Найефективнішою є комплексна система автоматизації, що охоплює всі взаємопов'язані аспекти інформаційного забезпечення управління. У разі програмні компоненти, що виконують інформаційні функції з управлінського обліку, є підсистемами загальної автоматизованої системи управління. Такий підхід дозволяє здійснювати операції управлінського обліку на основі даних, введених в інших підсистемах, наприклад в бухгалтерській підсистемі або підсистемі складського обліку.

приклад 10.3

На складі операції але відпустці апельсинового і яблучного концентратів для виробництва соку "Часточка" здійснюються на підставі вимог-накладних. Інформація з них заноситься в базу даних програми складського обліку. На її підставі формуються картки складського обліку за типовою формою, а також звіти, що служать цілям оперативного управління і контролю. Зокрема, таблиці для вивірки залишків і руху матеріалів з бухгалтерією, виробництвом і відділом постачання (зведений звіт про наявність вихідних матеріалів, обороти по постачальнику). Вимоги-накладні забезпечують інформаційний потік, мета якого ведення бухгалтерського обліку та складання бухгалтерської звітності. Бухгалтерія здійснює також функції контролю за складським обліком. На рис. 10.4 виділені напрямки інтегрованих інформаційних потоків для бухгалтерського обліку та оперативного управління.

Приклад інтеграції інформаційних потоків окремих програмних продуктів але забезпечення документообігу, пов'язаного з господарською операцією "відпустку матеріалів у виробництво"

Мал. 10.4. Приклад інтеграції інформаційних потоків окремих програмних продуктів але забезпечення документообігу, пов'язаного з господарською операцією "відпустку матеріалів у виробництво"

У прикладі 10.3 використовуються різні взаємопов'язані програмні продукти, які вимагають ручного введення даних, вивантаження інформації і т.д.

Найкращий же ефект дає єдина система, що забезпечує комплексні рішення для управління ресурсами підприємства, що інтегрують підсистеми бухгалтерського обліку, складського обліку, оперативно-виробничого планування та обліку, бюджетування та ін. Даний ефект досягається за рахунок використання єдиної програмної платформи, єдиній системі зберігання і доступу до даними. Системи, що володіють такими функціональними можливостями, відносяться до класу ERP-систем (Enterprise Resources Planning). Вони мають модульну структуру, інформація по всіх підсистемах може використовуватися спільно і не потребує додаткового введення вручну, а також в додаткових перевірках її автентичності.

ERP-системи різного класу мають діапазоном можливостей. Найбільш потужні ERP-системи - це SAPR / 3, Oracle E-Business Suite, BAAN. Наприклад, Oracle E-Business Suite дозволяє вирішувати завдання інформаційного забезпечення управління ефективністю підприємства на основі системи корпоративних показників, формування бюджетів, консолідації бюджетів і звітів, забезпечення ведення фінансового обліку та складання фінансової звітності, забезпечення виробничого обліку і управління виробництвом, інформаційного забезпечення запасами, ланцюжками поставок, управлінського обліку в частині продажів, управління якістю, управління персоналом.

Розглянемо практику впровадження ERP-систем в області виробничого обліку (приклад 10.4)

приклад 10.4

На практиці виробничі підприємства для вирішення завдань обліку витрат і калькулювання собівартості вибирають автоматизацію на базі ERP-системи. З метою обґрунтованого вибору методики обліку витрат і калькулювання собівартості, доцільних для застосування в ERP-системах, визначено такі функціональні можливості цих систем: виробниче планування і оперативний облік операцій з випуску готової продукції і деталей і складальних одиниць здійснюється в розрізі конкретних партій із зазначенням обсягу запуску - випуску і термінів виконання операцій. Ці партії в термінах системи називаються "виробниче замовлення". Використання виробничих замовлень типово для дискретних виробництв, наприклад, в машинобудуванні. Однак в практиці впровадження ERP- систем партії запуску - випуску використовуються також на підприємствах інших галузей, наприклад, в металургії (впровадження SAPR / 3 на Іркутськом алюмінієвому заводі або впровадження Oracle E-Business Suite на Магнітогорському металургійному комбінаті) або целюлозно-паперової промисловості (впровадження BAAN IV на Санкт-Петербурзькому картонно-поліграфічному комбінаті). Як партій в металургії можуть застосовуватися плавки металу, в картонній промисловості - тамбури картону. Таким чином, для галузей, де традиційним є попередільний метод обліку витрат і калькулювання собівартості, при автоматизації можуть застосовуватися методи, використовувані для дискретних виробництв.

Джерело: Управлінський облік: підручник / за ред. проф. Я. В. Соколова. М .: Магістр; ИНФРА-М, 2011. С. 102.

Незважаючи на очевидні переваги, не всі підприємства можуть дозволити собі купити і впровадити ці програмні продукти. Основні недоліки перерахованих ERP-систем - це висока вартість; тривалий період впровадження. На вітчизняному ринку набули поширення доступні ERP-системи з меншими функціональні можливості. Серед них лідирує 1С-8.

Інші можливі способи вирішення питань автоматизації управлінського обліку - це впровадження цільових програмних продуктів. Якщо, наприклад, ставиться завдання автоматизації процедур формування бюджетів, проведення аналізу їх виконання шляхом порівняння бюджетних і фактичних даних в системі, відокремленої від системи формування фінансової звітності, то можна придбати Oracle Financial Analyzer, Comshare, Cognos, Plan Designer, Hyperion Pillar, ІНТАЛЄВ. Ці програмні продукти відносяться до групи аналітичних систем бюджетування.

Сучасні інформаційні технології дозволяють мінімізувати час участі людини в здійсненні документообігу. В умовах автоматизованої обробки інформації доцільно використовувати первинні документи зі штрих-кодом (приклад 10.5). Цей прийом дозволяє не тільки підвищити економічність і оперативність первинного обліку руху матеріалів, але і вирішити проблему підвищення прозорості інформації про незавершене виробництво.

приклад 10.5

Для підприємства, що виробляє промислові вентилятори, характерний малосерійний тип виробництва. Операційний цикл становить від двох до трьох місяців. При виробництві продукції послідовно виконуються групи операцій. Тому для обліку руху напівфабрикатів і для нарахування заробітної плати використовується маршрутний лист з відривними талонами. Після впровадження для обробки інформації програмного продукту Microsoft Dynamics АХ (раніше Axapta) фахівці розробили маршрутний лист з відривними талонами, забезпеченими штрихкодами (рис. 10.5). На кожному відривному талоні проставляється номер замовлення.

Відривний талон до маршрутним листом

Мал. 10.5. Відривний талон до маршрутним листом

Отже, найбільш правильним вибором при вирішення питань організації внутрішніх інформаційних потоків буде синхронне розгляд доцільності впровадження конкретних засобів автоматизації із застосуванням механізмів вдосконалення документообігу на паперових носіях. У прикладі 10.6 наведено варіант оптимізації документообігу з використанням інформаційних технологій, що дозволяють знімати дублювання функцій щодо введення в базу даних первинних документів.

приклад 10.6

У відділі продажів підприємства з виробництва соків в програму 1C: Бухгалтерія вводиться інформація з наступних документів: розпоряджень на відпуск продукції, рахунків-фактур і накладних, переданих покупцям. В 1C формуються: записи по бухгалтерських рахунках (90 "Продажі", 62 "Розрахунки з покупцями і замовниками", 43 "Готова продукція"); зведений звіт по дебіторської заборгованості і по простроченої дебіторської заборгованості, призначений для аналізу і проведення робіт щодо прискорення її стягнення. Працівники цехів заносять інформацію в 1C: Бухгалтерія з виробничого звіту, який складається спільно змінним технологом і майстром. Старший бухгалтер виробничої групи займається операціями контролю, аналізу, складання звітності.

Поряд з можливостями єдиній системі зберігання і доступу до даних, раціональним у цьому прикладі є також те, що функцію ведення первинного обліку виконує не бухгалтер, а працівник відділу продажів, цеху або складу. Тобто використовуються два принципи: 1) вся тяжкість первинного обліку перекладається на операційних працівників і 2) протягом місяця бухгалтер тільки контролює роботу операційних служб. У цьому випадку здійснюється підвищення ефективності бухгалтерського праці. За рахунок зниження частки рутинних низькокваліфікованих операцій з'являється можливість вивільнення часу на контрольно-аналітичні роботи.

 
< Попер   ЗМІСТ   Наст >