Процедура вдосконалення документообігу

В даному параграфі розкривається покрокова процедура, яку можна застосувати як до вдосконалення документообігу, гак і до його організації. При викладі матеріалу використаний досвід аудиторської компанії виконання проекту щодо приведення документообігу підприємства відповідно до потреб управління.

П'ять кроків до успіху

Оптимізація документообігу, але суті, є реинжинирингом бізнес-процесів управлінського обліку; вона включає два великих напрямки.

  • 1. Підвищення якісного змісту інформації (оптимальний набір і зміст показників; прив'язка до центрів відповідальності; висока якість норм і нормативів; наявність інформації про відхилення).
  • 2. Підвищення економічності документообігу та зручності для менеджерів (ліквідація дублювання інформації, оптимізація маршрутів руху; поєднання первинного обліку для бухгалтерії, оперативного управління та ін .; приведення назв документів у відповідності до змісту).

Підвищення економічності документообігу та зручності для менеджерів слід розглядати у взаємозв'язку з першим напрямком, тобто економічність документообігу не завжди пов'язана з його скороченням. Втрата частини інформації може привести до негативного ефекту в цілому для підприємства. Ми будемо розглядати варіант скорочення документообігу за умови збереження його інформаційної ємності. Отже, мета оптимізації (проектування) документообігу - приведення його відповідно до потреб управління з одночасним зниженням витрат на його ведення. Укрупнено процедура оптимізації (проектування) документообігу включає наступні кроки.

Крок 1. Опис підприємства (крок може бути поєднаний з передпроектних обстеженням).

Крок 2. Детальний опис існуючого документообігу.

Крок 3. Аналіз якісного змісту інформації.

Крок 4. Оптимізація документообігу.

Крок 5. Створення стандартів (інструкцій).

Опис підприємства

Завданнями першого кроку є виявлення потреб менеджменту в інформації і впливу внутрішніх факторів. Інформаційні потреби менеджерів визначаються виходячи з вивчення функцій, закладених в посадових інструкціях, опису груп управлінських рішень, що приймаються на різних рівнях управління. При побудові документообігу роботи починаються з вивчення впливу внутрішніх факторів: особливостей технології, складу продукції, організації виробництва та управління підприємством, бізнес-процесів, матеріальних потоків. Організація документообігу в чому залежить від наявності в організаційних структурах управління центрів відповідальності, наявності управління за відхиленнями, від компетентності менеджерів і використання ними прогресивних методів прийняття рішень, від наявності персональних комп'ютерів на робочих місцях і від якості застосовуваних інформаційних технологій.

Для вдосконалення документообігу потрібна велика деталізація в частині опису центрів створення, перетворення і використання інформації (далі облікових точок), їх взаємозв'язків, опису документів і існуючих документопотоков. Консультанти АК "Аудит-Ажур", виходячи з практики проектування систем документообігу, пропонують наступну послідовність робіт: побудова схем облікових точок основного виробництва, допоміжного виробництва, функціональних служб; побудова схем їх взаємозв'язків; збір форм (безумовно, заповнених) документів і звітів в розрізі облікових точок; їх систематизацію в альбоми; опис термінів подання, направлення руху документів і форм звітності (в які терміни, кому і від кого передається документ); побудова тематичних і зведених схем документообігу; проведення логічного і реквізитного аналізу документів, проведення аналізу шляху проходження документів в процесі їх створення, погодження та затвердження; вироблення пропозицій щодо внесення змін в існуючу схему документів і звітності в зв'язку з пропозиціями щодо зміни інших параметрів управлінського обліку (облік за відхиленнями, по центрам відповідальності і ін.); розробку пропозицій щодо усунення дублювання інформації, по уніфікації документів, по раціоналізації руху документів і звітності; розробку проекту оптимізованої зведеної схеми документообігу та внутрішньої звітності; розробку і впровадження стандартів документообігу та формування внутрішньої звітності.

Неодмінним чинником успіху є активна участь на всіх стадіях проекту працівників підприємства. Їх високий професіоналізм і всебічне знання особливостей підприємства, а також інформаційних потреб і наболілих проблем, допомагають прийняти краще рішення.

Далі наводяться деякі поради у виконанні перерахованих операцій.

 
< Попер   ЗМІСТ   Наст >