Облікові точки

В ході обміну інформацією з'являється необхідність визначити суб'єктів взаємин. Їх можна позначити як облікові точки. Після того як облікові точки зафіксовані, вони накладаються на описані заздалегідь взаємозв'язку підрозділів підприємства (див. Гл. 1). В результаті будуються схеми взаємозв'язків облікових точок по аналогії з рис. 10.6.

Дані схеми допоможуть не тільки відсікти несуттєві зв'язку на перших кроках проекту. Вони незамінні при тестуванні пропозицій щодо оптимізації з метою упевнитися, що все враховано.

Альбоми документів

Важливий крок - створення альбомів документів, існуючих на момент виконання проекту і їх опис - найбільш трудомістка, але необхідна робота. З практики помилок: своєчасно визначте обсяг роботи, так як не можна осягнути неосяжне; з'ясуйте, чи становить документ той же працівник, що і підписує, або є реальні невидимі виконавці. У ситуаціях, коли начальник цеху підписує накладну на передачу напівфабрикату в наступний цех, визначитеся, скільки разів ви опишіть рух документа: один раз від цеху до цеху, або прослідкуйте весь шлях. Головне, щоб був ідентичний принцип записів по всіх підрозділах організації. При проведенні робіт необхідно дотримуватися обов'язкова умова: опис документів необхідно представляти в однаковій формі в усіх підрозділах організації.

Інформаційні взаємозв'язки начальника цеху

Мал. 10.6. Інформаційні взаємозв'язки начальника цеху

Після опису документів можна переходити до побудови схем. Вони наочно відповідають, наприклад, на питання, наскільки важкий шлях рядового документа в чотирьох примірниках на відміну від виконання виробничої операції, яку цей документ оформляє (рис. 10.7). Зверніть увагу, на малюнку показаний ще один первинний документ ідентичного призначення. Схил поряд з накладної оформляє рух напівфабрикату, але вже для передачі інформації майстрам цеху і технологам з метою контролю за ходом виробничого бізнес-процесу, а не за іншим внутрішньовиробничих підрозділам. Дана ситуація є типовою, змінюються назви. На підприємстві харчової промисловості паралельно йдуть схил і накладна; на підприємстві електротехнічної промисловості - супровідний лист і накладна; на швейній фабриці - розкрійна карта і накладна. Таке дублювання інформації - джерело додаткових витрат, втрат часу і можливих приписок.

Рух накладної на передачу напівфабрикату

Мал. 10.7. Рух накладної на передачу напівфабрикату

Багатий матеріал для аналізу дають локальні схеми (див. Рис. 10.1 і 10.2). Наприклад, по кожному обліковому журналу, що ведеться в кімнаті змінних майстрів, показуються джерела надходження інформації, споживачі даних (в особах і документах), терміни і призначення інформації. Дані схеми гарні багатогранністю опису, яке важко сприймати на загальних схемах документообігу.

Локальні схеми документообігу доцільно використовувати також на останньому кроці при створенні стандартів.

Тематичний аналіз і оптимізація документообігу

Захаращення документообігу, його нераціональність легко можна виявити, провівши аналіз за темами. Проаналізуйте, наприклад, входи і виходи матеріального потоку в підрозділі (рух напівфабрикатів, готової продукції). Може виявитися, що факт переходу контейнера з напівфабрикатом з цеху в цех буде супроводжуватися численними записами в первинних документах, журналах, зведеннях і звітах.

Значне дублювання зустрічається і при передачі напівфабрикатів в межах одного цеху. Пройдемо, наприклад, по кондитерській фабриці. Виробничий процес, як правило, складається з наступних безперервних операцій: підготовка сировини і матеріалів до виробництва; приготування кондитерських мас; формування виробів; загортання, розфасовка і упаковка продукції. Багато технологічних процесів протікають в закритій апаратурі, а міжопераційний транспортування - в закритих комунікаціях. На рис. 10.8 видно, що операція про передачу контейнера з кондитерської масою від однієї виробничої операції до іншої записана дев'ять разів. Якщо дана партія потрапить під інвентаризацію, то буде здійснена десята запис.

Для вироблення рішення про скорочення записів рекомендується проводити реквізитний аналіз в табличній або графічній формі. Він формально показує дублювання показників у документах. Аналіз локальних схем, доповнений з'ясуванням конкретного призначення документа, зведення або записи в обліковому регістрі (управлінське рішення і т.д.), допоможе виявити дублювання документів або реквізитів по суті. В результаті приймається рішення про скорочення або перетворенні документів з урахуванням можливостей інформаційних технологій. Можуть бути надані рекомендації щодо об'єднання журналів (табл. 10.2).

Передача кондитерської маси в переробку

Мал. 10.8. Передача кондитерської маси в переробку

Таблиця 10.2

об'єднання документів

Об'єднані журнали

Відображення операцій в нових журналах

№ журналу по альбому

Найменування

№ журналу по альбому

Найменування

Цех № 1

28

Журнал первинної приймання сировини

новий

Журнал надходження, зберігання і передачі сировини у виробництво

32

Журнал поставки і зберігання сировини

При оптимізації документообігу проводять роботи по приведенню назв документів відповідно до їх змістом. На перший погляд незначна процедура знімає багато проблем при зміні менеджерів підрозділів і для організації внутрішнього аудиту з боку зовнішніх до перевіряється цеху підрозділів.

Журнали, назва яких слід змінити відповідно до їх змістом, представлені в табл. 10.3.

Таблиця 10.3

Приведення назв документів у відповідності до змісту

№ п / п

існуючу назву

пропоноване назва

Примітка

Цех № 1

52

Журнал обліку сортованого сировини

Журнал обліку вироблення сортувальників

У журналі на окремих аркушах фіксується індивідуальна вироблення сортувальників

46

Журнал прийому-здачі змін і розпоряджень

Журнал технологічних параметрів складу дозрівання

У журнал заносяться наступні дані: про вологість і температуру на складі дозрівання; розпорядження про зміну режиму вологості і температурного режиму; інша інформація, що стосується відхилень від технологічних параметрів на складі дозрівання

Функціограмма по документам цехового складу

Мал. 10.9. Функціограмма по документам цехового складу

Наочно результати скорочення документів дають функціограмми, на яких документи прив'язуються до виконуваних функцій (рис. 10.9).

З малюнка видно громіздкість існуючого документообігу на цеховому складі дозрівання білкової ковбасної оболонки, тобто необхідна операція технологічного процесу. Виходячи з припущення, що радикальне скорочення існуючих журналів, відомостей та інших документів може призвести до опору з боку завідувача складом (поведінковий аспект), була прийнята тактика покрокового реінжинірингу облікових бізнес-процесів. В ході проекту вироблено пропозицію про скорочення кількості документів, що позначено на рис. 10.9 жирною лінією. Пропозиції щодо зняття дублювання обгрунтовуються реквізитний аналізом документів, який, як уже говорилося, може проводитися в табличній або графічній формі.

Завершує роботи з проектування крок, на якому створюються стандарти документообігу та внутрішньої звітності. По кожній темі розробляються форми документів і звітів; інструкції щодо заповнення форми (цільове використання з урахуванням рівня управління, порядок заповнення реквізитів і т.д.); розробляється регламент (хто, куди, кому і в які терміни передає документ; встановлюється відповідальність за порушення регламенту.

Організація інформаційних потоків з використанням програмних продуктів, що дозволяють знімати інформацію без участі людини за допомогою встановлених на обладнанні датчиків, економічніша і оперативна. Така організація знижує ризики виникнення приписок з боку працівників цехів. Знижуються можливості розкрадань і фальсифікації показників виконання планів по витратах і обсягом виробництва. Отже, об'єктивніше вирішуються питання мотивації персоналу.

На рис. 10.10 показаний перетворений документообіг цеху кондитерської фабрики (див. Приклад 10.2) в порівнянні з початковим, що містить дублювання інформації (див. Рис. 10.3).

оптимальний документообіг

Мал. 10.10. оптимальний документообіг

При оптимізації документообігу кращий комплексний підхід, так як зміни, що вводяться на одній ділянці роботи, можуть викликати труднощі на іншому; іноді спрощення роботи може привести до ослаблення контролю; перерозподіл функцій працівників може спричинити за собою погіршення якості роботи і т.д.

Дана процедура організації, розглянута на прикладі документообігу, що відображає доконаний операції, придатна для проектування документообігу з бюджетування. Доцільність і логіка здійснення всіх видів робіт оцінюється з точки зору того, як вони сприяють оптимізації інформаційного забезпечення управлінських рішень, оперативності та точності їх виконання.

 
< Попер   ЗМІСТ   Наст >