Навігація
Головна
 
Головна arrow Маркетинг arrow Комерційна діяльність
< Попередня   ЗМІСТ   Наступна >

Планування постачання, забезпечення цехів і робота з постачальниками

Вирішальним фактором матеріального забезпечення є визначення зведеної потреби підприємства. Процесу організації закупівлі матеріальних ресурсів передує розрахунок потреб але основними напрямками діяльності виробничого підприємства, представленим на рис. 4.4.

Загальна потреба в матеріальних ресурсах включає в себе потребу у виробництві продукції, задоволенні ремонтно-експлуатаційних потреб і власних потреб підприємства, в освіті виробничих запасів, виконанні науково-дослідних і дослідно-конструкторських робіт.

Визначивши сукупну потребу, керівництво служби постачання розробляє бюджет постачання, структура якого наведена на рис. 4.5. Він включає загальну вартість витрат на закупівлю матеріалів і комплектуючих виробів для виробничого процесу, суму витрат на зберігання виробничих запасів і розмір загальних витрат.

Для визначення потреби в матеріальних ресурсах на практиці використовують нормативний метод, заснований на нормах витрати і програмою випуску продукції або виконання робіт:

де V - потреба в матеріалі; Нi - норма витрати матеріалу на одиницю продукції або виконання роботи; - Обсяг випуску і-го виробу (або виконання роботи); т - кількість виробів або видів робіт, при виробництві яких потрібно даний матеріал.

При нормативному методі визначення потреби необхідні такі вихідні дані: програма виробництва виробів (або виконання робіт), яка формується шляхом дослідження товарного ринку (або ринку послуг), добові норми витрат матеріальних ресурсів у розрахунку на одиницю продукції (або роботи).

Використання нормативного методу вимагає інтеграції виробництва, збуту і заготівель (постачання). Замовляти постачальникам слід тільки ті матеріальні ресурси, які необхідні для підприємства, в тому числі сировина і основні матеріали, допоміжні матеріали, вироби і напівфабрикати, паливо і енергію, малоцінні

Загальна потреба в матеріальних ресурсах

Мал. 4.4. Загальна потреба в матеріальних ресурсах

і швидкозношувані товари для господарських потреб, інші товарно-матеріальні цінності.

Після визначення потреби в матеріальних ресурсах розробляється план закупівель. Він потрібен для раціональної закупівлі матеріальних ресурсів. Скласти план закупівель - значить визначити обсяг закупівель на певний період, а також вид закупівель. Обсяг закупівель обчислюється за формулою:

де - обсяг закупівель певного виду сировини або матеріалів за встановлений період часу; V - потреба

Бюджет матеріально-технічного забезпечення

Мал. 4.5. Бюджет матеріально-технічного забезпечення

підприємства в матеріалі (або сировину) на певний період; Він - залишок (запас) матеріалу на складі відділу постачання на початок періоду; Зк - запас матеріалу на складі на кінець періоду; Моз - замовлена ​​постачальнику, але не надійшла на склад відділу постачання підприємства партія матеріалу.

Після розробки плану закупівлі здійснюється узгодження його з фахівцями економічного відділу, зокрема визначається його відповідність кошторису витрат на виробництво. В ході узгодження розглядаються наступні питання функціональної взаємодії служби постачання з економічним відділом.

  • 1. Передача даних про ринкові закупівельні ціни на матеріальні ресурси, отриманих відділом постачання в результаті вивчення ринку сировини і матеріалів, економічному відділу підприємства.
  • 2. План закупівель матеріальних ресурсів в натуральних одиницях виміру.
  • 3. Ціни закупівлі матеріальних ресурсів, розраховані економічним відділом в рамках цінової політики підприємства.
  • 4. План закупівель матеріальних ресурсів, узгоджений з кошторисом витрат на виробництво.

У процесі планування матеріальних ресурсів доцільно визначати найбільш економічну партію закупівель. Найбільшою партією може бути загальний обсяг закупівель, необхідний для виготовлення запланованої кількості продукції і виконання робіт і послуг. Відділу матеріально-технічного постачання (закупівель) вигідно закуповувати сировину і матеріали великими партіями, так як при цьому можна від постачальників отримувати знижки з оптових цін і підстрахуватися від несприятливої ​​ринкової кон'юнктури. Разом з тим збільшення партії закупівлі матеріальних ресурсів призводить до зростання виробничих запасів і потреби в оборотних коштах. Крім того, збільшуються витрати па зберігання запасів. Тому з метою зменшення витрат підприємства потрібно розраховувати економічно доцільні партії закупівлі матеріальних ресурсів у постачальників.

Витрати, пов'язані із закупівлями матеріальних ресурсів певного виду, можна представити наступною формулою:

де С - сумарні річні витрати по організації закупівлі, доставці матеріалів та зберігання запасів на складі; А -

витрати на організацію одного замовлення і постачання продукції, що закуповується партії; V - річна потреба підприємства в матеріалі або сировину певного виду; q - величина партії закупівлі; Ц - ціна одиниці сировини (або матеріалу); h - витрати на зберігання одиниці сировини (або матеріалу) па складі протягом року.

У наведену вище формулу включені три види витрат.

1. Річні витрати на організацію закупівлі та постачання матеріальних ресурсів:

- Число закупівель на рік.

Ці витрати включають в себе витрати на організацію і розміщення замовлень, визначення потреби в матеріальних ресурсах, укладення договору з постачальником, організацію приймання та контролю якості вступників матеріалів.

  • 2. Річні витрати на закупівлю матеріалів: .
  • 3. Витрати на зберігання матеріальних запасів на складі

протягом року:

Поставлено завдання визначення економічної партії закупівель, якої можна досягти шляхом мінімізації С, то :

Звідси економічно доцільна партія закупівель:

Забезпечення цехів матеріальними ресурсами - це заключна частина матеріально-технічного постачання виробництва. Основні завдання матеріально-технічного забезпечення виробничих цехів:

  • • повне, своєчасне і комплектне задоволення потреби в матеріалах кожного цеху, ділянки і робочого місця;
  • • забезпечення виробництва матеріалами в найбільш підготовленому до виробничого споживання вигляді;
  • • здійснення регулярного контролю за відпуском і витратою матеріалів у виробництві.

Щоб виконати зазначені завдання, перш за все необхідно правильно визначити потребу кожного цеху в матеріальних ресурсах.

Потреба цеху в певному матеріалі для виробництва необхідної кількості продукції у встановлений час розраховується нормативним методом на основі виробничого завдання і норм витрат матеріалів на одиницю продукції або роботи по формулі

де - потреба цеху в матеріалі; п - число найменувань продукції або робіт, на які витрачається даний матеріал в цеху; В - виробниче завдання; - Добові норми витрат матеріалів на одиницю продукції або роботи.

При щоденному надходженні матеріалу зі складу в цех запас в цеху не потрібно. Якщо матеріальні ресурси доставляються з інтервалом більше доби, то він необхідний.

З метою ефективного використання матеріальних ресурсів кожен цех підприємства повинен отримати їх стільки, скільки необхідно для виконання завдання але випуску продукції. Тому доцільно встановити цехам ліміт відпуску сировини і матеріалів на певний період.

Ліміт відпуску матеріальних ресурсів цеху можна розрахувати за формулою

де - ліміт відпуску матеріальних ресурсів; - Потреба цеху в певному матеріалі для виготовлення необхідної продукції або виконання роботи; З - запас матеріалу, який постійно знаходиться в цеху (визначається як , де з - середньодобове споживання матеріалу в цеху; t - інтервал часу між окремими поставками матеріалу в цех); - Фактичний залишок невикористаного матеріалу на початок того періоду, на який встановлений ліміт.

Ліміт відпуску матеріалів цехам може бути розрахований на місяць або квартал (це залежить в основному від типу виробництва). У масовому і великосерійному виробництві його доцільно встановлювати на квартал. Ліміт відпустки кожного матеріалу цехам повинен встановлюватися відділом матеріально-технічного забезпечення. За ліміту можуть здійснюватися понадлімітний відпустку, а також заміни одних матеріалів на інші, пов'язані з конструктивними змінами у виробах, в технологічному процесі.

Слід зазначити, що система лімітування виробничих цехів матеріалами при переході до ринкових відносин в значній мірі втратила своє колишнє значення, зважаючи на ослаблення обліку і контролю витрат матеріалів. Норми і нормативи витрат матеріальних ресурсів в даний час не коригуються, підприємства прагнуть досягти одномоментного успіху, не піклуючись про ефективне використання всіх ресурсів.

Встановлені ліміти на матеріали повинні бути доведені до початку періоду виготовлення продукції цехах-виробникам. Для цієї мети використовуються спеціальні документи: лімітні відомості, лімітно-забірні карти, лімітні карти, витратні фондові ордера, план-карти, вимоги. Вибір того чи іншого документа залежить від характеру споживання і виду матеріалу, стабільності виробництва.

Матеріали (основні і допоміжні), які споживаються протягом місяця багаторазово, відпускаються по лімітним картками; при епізодичному споживанні матеріали видаються в цехи за вимогами. Для видачі дорогоцінних матеріалів (срібла, платини, золота та ін.) Найчастіше застосовуються витратні фондові ордери, які відрізняються від лімітних карт тим, що ліміт відпустки, а також кількість відпущеного матеріалу в цех вказуються в натуральному і вартісному вираженні.

Лімітні відомості застосовуються в тих виробництвах, де має місце велика номенклатура споживаних матеріальних ресурсів. Одночасно з використанням лімітних відомостей виписуються і вимоги. Лімітні відомості складаються в двох примірниках на кілька номенклатурних позицій матеріалу, один екземпляр лімітної відомості відправляється на склад, другий - в цех. При отриманні матеріалу представник цеху повинен виписати вимога, з яким звертається на склад. Комірник відпускає цеху матеріал в межах встановленого ліміту, зазначеного в лімітної відомості, отримує розписку представника цеху, розписується у вимозі і зазначає в лімітної відомості фактична кількість відпущеного матеріалу. При такому порядку відпуску матеріалів лімітна відомість служить оперативним документом, а бухгалтерським документом є вимога.

При стабільному випуску продукції і ритмічному виробничому процесі матеріальні ресурси можуть видаватися в цех з допомогою план-карти. У план-карті, крім найменувань матеріалів і ліміту видачі, вказуються строки доставки матеріалів в цех (при цьому застосовується централізована доставка матеріалів). План-карта є оперативним документом, до неї необхідно виписувати вимога (для бухгалтерії).

Найбільш широкого поширення набули лімітні карти і вимоги. Лімітна карта може бути місячної або квартальної. Перша (місячний ліміт) виписується на одне найменування матеріалу в трьох примірниках: один іде складу, другий - цеху, третій залишається у відділі постачання. У міру фактичної видачі матеріалу в карті фіксується відпущений кількість, при цьому комірник розписується у примірнику цеху, а представник цеху - в екземплярі складу. В кінці місяця (25-28 числа) місячні лімітні карти здаються в бухгалтерію для обліку руху матеріалів. У лімітної карті призначене до відпустки кількість матеріалів може бути загальним для цеху або диференційованими за замовленнями.

На перший і другий місяці кварталу у квартальній лімітної карті з розподілом ліміту по місяцях передбачені відривні талони, які в кінці місяця направляються в бухгалтерію для обліку витрат матеріалів. В останньому місяці кварталу в бухгалтерію здається лімітна карта. Порядок видачі матеріалів по квартальної лімітної карті такий же, як і за місячною. Оформлення лімітної карти па квартал більш ефективно, так як дозволяє значно зменшити документообіг.

Разові вимоги застосовуються при видачі допоміжних і основних матеріалів при невеликих обсягах споживання. Крім того, вони виписуються при відпуску матеріальних ресурсів по лімітним відомостями і план-картками. Разові вимоги бувають однорядкові і багаторядкові, виписуються в двох примірниках.

Понадлімітний відпуск матеріалів повинен оформлятися вимогами, при заміні матеріалів - спеціальними актами. У вимогах на понадлімітний відпустку необхідно вказувати причину додаткової потреби в матеріалах. Дозвіл на понадлімітний відпустку може давати директор підприємства, заступник директора, начальник відділу постачання.

Акти на заміну матеріалів оформляються у зв'язку зі зміною номенклатури продукції, що випускається, при конструктивних змінах у вироблених виробах, в технологічному процесі. Будь-яка заміна матеріалу впливає на якість продукції, тому дозвіл повинні давати такі технічні відділи підприємства, як конструкторський, технологічний, головного механіка, технічного контролю, а затверджується акт заміни головним інженером підприємства.

Для отримання матеріалу в разі заміни виписується вимога звичайної форми в двох примірниках, яке пред'являється співробітникам складу разом з актом заміни. Така система обліку понадлімітного відпустки може підвищити відповідальність цехів за раціональне використання матеріалів у виробництві.

Доставка матеріальних ресурсів в цехи здійснюється двома способами: децентралізованим і централізованим.

При децентралізованому способі цеху самі одержують і вивозять матеріали зі складів відділу постачання власним транспортом або засобами транспортного відділу підприємства. Цей спосіб доставки застосовується там, де важко визначити, який матеріал і до якого терміну потрібно цеху, що характерно для підприємств з індивідуальним і дрібносерійним виробництвом. Крім того, він використовується на всіх підприємствах для забезпечення ремонтно-експлуатаційних потреб.

Децентралізований спосіб доставки можна визнати ефективним, він відволікає керівників цехів від виконання ними виробничих функцій, викликає збільшення числа працівників, що займаються постачанням цехів, веде до нераціонального використання транспорту підприємств.

При централізованому способі склади за встановленим графіком подають потрібні в певній кількості цехам матеріали. Цей метод більш раціональний, так як дає можливість заздалегідь підготувати матеріали до виробничого споживання, доцільніше використовувати транспортні засоби, поліпшити систему обліку проходження сировини і матеріалів від центрального складу до робочого місця. Функції цеху, пов'язані з забезпеченням матеріалами, зводяться до своєчасної подачі до відділу постачання документів па отримання матеріалів і організації їх приймання.

При організації закупівлі матеріальних ресурсів велике значення має вибір постачальника. Він здійснюється споживачами в тому випадку, коли немає монополізму серед постачальників. Правильний вибір постачальника в умовах ринку досить складна справа, і помилка тут може дорого коштувати підприємству. У той же час він має велике значення, так як саме від постачальника залежить величина витрат на закупівлю матеріальних ресурсів. Механізм взаємодії служби постачання з постачальником проілюстрований на рис. 4.6.

Схема організації закупівлі

Мал. 4.6. Схема організації закупівлі

До укладення контракту на купівлю ведуться попередні переговори з конкретними постачальниками продукції про терміни і ритмічності поставок, остаточну ціну, якість, можливості заміни з урахуванням головного документа поставки - заводський специфікації.

Будь-яке промислове ланка для здійснення виробничого циклу потребує виробничо-технічної продукції широкого асортименту. На першому етапі необхідно вивчити ринок сировини і матеріалів.

Виважені рішення про покупку приймаються в режимі комплексного аналізу пропозицій декількох постачальників. При цьому в першу чергу враховуються і ранжуються такі показники, як якість, ціна, територіальна віддаленість, умови платежу і постачання, а також обслуговування. Вибір постачальників має бути розпочатий з аналізу матеріальних потреб підприємства і можливостей задовольнити їх на ринку. За інших рівних умов краще скористатися послугами місцевих постачальників.

Після вивчення ринку потрібно скласти специфікації на необхідні види матеріальних ресурсів [1] . У специфікації повинні бути зазначені найменування та характеристика матеріалів, вимоги до них, кількість, ціна за одиницю виробу. У неї повинні бути включені всі характеристики і стандарти необхідного матеріалу.

Після підготовки специфікації складається список можливих постачальників для кожного виду матеріальних ресурсів. Те, яке число постачальників має брати участь у виконанні замовлення на кожен матеріал, визначає відділ матеріально-технічного забезпечення підприємства. Це залежить від важливості і кількості матеріалу, кон'юнктури ринку. Якщо підприємство закуповує матеріал у одного постачальника, то є можливість налагодити тісні ділові контакти і встановити взаємовигідні ділові торгові відносини, пов'язані з наданням споживачам знижок і додатковими формами обслуговування.

Джерелом інформації для складання списку постачальників є вивчення ринку сировини і матеріалів. Коли постачальників небагато (два або три), то критеріями вибору найбільш підходящого з них є порівняльні виробничі потужності, ціни на закуповувані матеріали, надійність постачальників. Вибирається постачальник, в найбільш повній мірі відповідає їм.

Певні особливості є при виборі постачальників сировини. Коли рівень конкуренції серед них низький, визначальними факторами вибору постачальника є вартість сировини і обсяг закупівель. При збільшенні конкуренції серед постачальників сировини слід брати до уваги кон'юнктуру сировинних ринків (попит, пропозиція, ціни), а також тарифи на перевезення сировини, митне та податкове законодавство, що визначає вартість його закупівлі у виробників за межами Росії і всередині неї, якість сировини, яке визначається його фізико-хімічними параметрами.

Коли постачальників багато, то вибір найбільш підходящого з них доцільно проводити в два етапи. Па першому проводиться попередній відбір постачальників, критерії якого представлені в табл. 4.1.

На другому етапі береться більш розширений перелік критеріїв вибору постачальників, ніж представлений в табл. 4.1. Список може бути доповнений і іншими специфічними для кожного конкретного споживача критеріями. Заповнювати табл. 4.1 доцільно шляхом проставлення балів певного постачальника за кожним критерієм.

При цьому бал "4" означає "дуже добре", бал "3" свідчить про те, що за даним критерієм постачальник в основному відповідає вимогам підприємства-покупця, бал "2" має на увазі часткове задоволення вимог покупця, бал "1" свідчить про повну неприйнятність постачальника для підприємства покупця. Склавши всі ці оцінки але всім критеріям, можна вивести середнє значення. Перевага повинна надаватися тим постачальникам, які мають найбільше середнє значення оцінки.

Таблиця 4.1

Критерії попереднього вибору постачальника

п / п

критерій вибору

Постачальник

1

2

3

4

1

Виробнича потужність

2

віддаленість постачальника

3

форми розрахунків

4

Якість продукції (за специфікацією)

5

Ціна одиниці продукції

6

Можливість переналагодження обладнання

7

комплектність поставки

8

упаковка

9

Розмір партії

Більш ретельний вибір постачальника можна зробити, особисто відвідавши декількох. При цьому необхідно ставити такі питання.

  • 1. Яке якість продукції (чи відповідає воно специфікації)? Чи існують фінансові пільги?
  • 2. Чи можлива модернізація продукції?
  • 3. Чи достатньо добре упаковка оберігає закуповується продукцію, екологічна вона?
  • 4. Чи контролює постачальник якість продукції на кожному етапі виробництва, які методи контролю якості він застосовує?

Цілком очевидно, що набір технічних і якісних характеристик рівня привабливості постачальника безпосередньо залежить і від виду продукції, рівня попиту на неї, а також від людського фактора - взаємодії фахівців постачання і менеджерів зі збуту компанії-виробника.

У багатьох організаціях всього світу рішення про вибір компанії-постачальника приймається на підставі відкритого або закритого тендеру. Сьогодні аналогічну вимогу пред'являється до всіх замовленнях, які декларуються державними організаціями, вартість яких перевищує 100 тис. Руб. У Москві роботу по організації тендера очолюють Департамент по конкурентній політиці і Тендерний комітет. 22 лютого 2012 р вступив в силу наказ Мінекономрозвитку РФ і Федерального казначейства від 27.12.2011 №761 / 20п "Про затвердження порядку розміщення на офіційному сайті планів-графіків розміщення замовлень на поставки товарів, виконання робіт, надання послуг для потреб замовників і форми планів -Графіка розміщення замовлення на поставки товарів, виконання робіт, надання послуг для потреб замовників ", який визначає послідовність дій замовників. Плани-графіки розробляються замовниками, уповноваженими органами і розміщуються зареєстрованими на офіційному сайті уповноваженими фахівцями організації, що володіють статусом "замовник" або "уповноважений орган".

Проведення тендеру як спосіб вибору найбільш адекватного вирішення що стоїть перед компанією завдання останнім часом стає поширеною практикою. В сучасних умовах отримати вигідного постачальника стає можливим через конкурсні торги, для участі в яких треба підготувати конкурсну заявку, необхідну документацію, провести експертизу заявки. Правила і порядок проведення тендерів стають загальноприйнятими, а самі тендери - все більш прозорими.

Як правило, компанії оголошують тендер з двох причин. Перша - це корпоративні вимоги в області політики закупівель, існуючі в організації. Друга - бажання компанії - організатора тендера отримати краще рішення за найвигіднішу ціну. Наприклад, компанія "АВС" планує змінити схему просування на ринок свого продукту. Якщо фахівці, що працюють в ній, знають, який результат вважається бажаним, які терміни і ціни прийнятні для компанії, то вони оголошують тендер між різними маркетинговими агентствами.

Організація тендера приймає різні форми. Перша різновид тендера - тендер ціни . У цьому випадку замовник точно знає, які види робіт і в якому обсязі будуть потрібні йому для виконання завдання, а виконавці (учасники тендера) висувають свої пропозиції щодо конкретних видів робіт, термінів, періоду гарантійного обслуговування, додаткових послуг і головне - за ціною. Цей вид тендерів, як правило, не приносить сюрпризів ні компанії-замовнику, ні його учасникам. Вибір між підрядниками проводиться головним чином за ціною. Другий вид тендерів - так званий тендер відкритих рішень (тендер відкритого брифа) . Він організовується в разі, коли фахівці компанії тільки приблизно уявляють собі, які види робіт і послуг будуть потрібні їм для досягнення бажаного результату. Тендер відкритих рішень може оголошуватися також в тому випадку, якщо бажаний результат можна досягти за допомогою різних методів і рішень. Тоді компанія в описі умов тендера (брифе) вказує проблему, яку їй необхідно вирішити, чи результат, який бажано досягти. Компанії-учасники зі свого боку пропонують своє бачення вирішення проблеми. Такий тендер, звичайно, має на увазі набагато більший розкид за цінами і пропонованим рішенням, але натомість підприємство-замовник отримує унікальний шанс розглянути творчі розробки різних компаній. Як показує практика, найбільш обгрунтованою (але принаймні в разі складних рішень) стає двоетапна модель тендера. На першому етапі компанія-замовник вибирає концепцію рішення, а на другому - цінова пропозиція.

Для того що б компанії - учасники тендера змогли запропонувати рішення, найкращим чином відповідає побажанням, необхідно чітко і виразно пояснити їм, що від них хочуть. Щоб уникнути затягування процесу вибору і перегляду запропонованих рішень і його перетворення в нескінченні переговори і засідання необхідно чітко описати критерії і терміни вибору учасників, а потім назвати переможця тендера. Технологія підготовки і проведення тендера проводиться на наступних етапах (рис. 4.7):

Перший етап. Формування всередині компанії списку завдань, що виносяться на тендер, і узгодження типу організацій, які беруть в ньому участь. Ухвалення рішення про проведення тендера. Як показує практика, цей етап зовсім не зайвий, тому що від того, наскільки єдиним буде розуміння завдань, що виносяться на тендер, різними співробітниками компанії, залежить швидкість прийняття рішення з усіх наступних етапів робіт. Непогано також досягти взаєморозуміння з питань про те, якого роду і масштабу постачальники будуть запрошені до участі в тендері, відкритим або закритим він буде.

Другий етап. Створення брифа (запрошення до участі). На цьому етапі співробітник, відповідальний в компанії-замовника за підготовку і проведення тендера, повинен викласти в єдиному документі мети проекту (проведення тендеру)

Етапи підготовки і проведення тендера

Мал. 4.7. Етапи підготовки і проведення тендера

і вимоги до учасників. Одержаний бриф потім буде направлений потенційним учасникам тендера для розгляду.

Стандартний бриф складається з наступних розділів.

  • 1. Опис компанії-замовника; постановка проблеми, опис бажаного результату, вимоги до учасників тендеру, опис форми подачі заявки (критерії документа), критерії оцінки претендентів, терміни проведення тендеру. Кожна частина цієї заявки є осмисленою і функціональної складової документа. Зміст брифа має також включати в себе історію компанії, чисельність її персоналу, сектор економіки, вид бізнесу, його специфічні особливості, адреса сайту, де постачальник послуг зможе отримати більш повне уявлення про компанію. Іншими словами в першому розділі вказується все, що може зацікавити провайдера.
  • 2. Постановка проблеми із зазначенням того, що саме турбує компанію, відповіді на які питання вона хоче отримати, що не влаштовує в ситуації, що склалася. Практика показує, що саме цей розділ брифа неодноразово уточнюється під час наступних переговорів.
  • 3. Опис результату, якого хоче досягти організація з виділенням найбільш актуальних і термінових завдань.
  • 4. Вимоги до учасників тендера. Серед них може бути досвід проведення аналогічних проектів, наявність відгуків попередніх клієнтів або термін існування самої компанії-провайдера. До опису вимог варто підходити досить обережно: надмірно посиливши їх, замовник може зіткнутися з недостатнім вибором як за ціною, так і за якістю пропозицій. У той же час відсутність обмежень призведе до того, що йому буде складно зробити початковий вибір.
  • 5. Чітке опис форми заявки на участь в тендері. У цьому розділі компанія-замовник прописує, що має фігурувати в заявці (пропозиції) компанії - учасниці тендеру.
  • 6. Критерії оцінки. Цей розділ на практиці викликає найбільші розбіжності при складанні документа. У ньому відображені найважливіші показники бізнес-проекту: ціна, час, співвідношення ціна / якість.
  • 7. Терміни оголошення тендера і його проведення з виділенням дат початку і закінчення прийому заявок, визначенням орієнтовного терміну їх розгляду.

Третій етап. Вибір компаній-учасників. Тепер, після формування брифа, можна сміливо запрошувати до участі в тендері зацікавлені організації. Зазвичай якщо оголошується тендер ціни, то до участі запрошуються три-чотири організації. Якщо ж заплановано проведення двоетапного тендеру рішень, то кількість учасників на першому етапі може бути від п'яти до дев'яти, а на другий етап виходять два-три учасники, які підготували найцікавіші пропозиції. Як же визначити склад компаній-учасників для участі в тендері? Існує відкритий тендер , до участі в якому запрошуються всі організації, що відповідають вимогам. Його оголошують через спеціалізовані ЗМІ, інтернет-сайти або професійні спільноти. Такий вид проведення тендерів повинні використовувати державні організації.

Закритий тендер передбачає запрошення учасників компанією-організатором. Для участі в першому етапі, компанії відбираються у значимих для організатора критеріям. Наприклад, це може бути досвід проведення подібних робіт, відгуки партнерів, матеріали відкритої преси, сайти компаній в Інтернеті, участь їх в рейтингах, професійних виставках, конференціях тощо. У цьому випадку можуть оформлятися персональні запрошення на участь в тендері тієї чи іншої компанії. Імена учасників не афішуються. Після його оголошення компанія-замовник впорядковує надійшли заявки на участь.

Четвертий етап. Уточнення позицій. На цьому етапі робіт компанії, які подали початкові заявки на участь в тендері, звертаються за додатковою інформацією - уточнюють, яку проблему і яким способом хоче вирішити замовник. Для того щоб остаточні пропозиції учасників виглядали не тільки персоналізованими, але і осмисленими, необхідно влаштовувати додаткові зустрічі, ділові бесіди і переговори. У тому випадку коли намічений двоетапний тендер (другий етап починається після розгляду попередньої заявки), компанії, що вийшли до другого туру, готують підсумкові документи.

П'ятий етап. Презентація підсумкових пропозицій. На даному етапі, крім формальної документації, необхідно організувати для фіналістів конкурсу презентацію. Саме на цій зустрічі представники провайдера і мають можливість переконати компанію-замовника в тому, що їх рішення єдино правильне. І якщо на попередніх етапах роботи можна було проводити силами одного-двох співробітників відповідного відділу, то на підсумкову презентацію запрошуються керівники підрозділів, які є внутрішніми замовниками проекту.

Шостий етап. Остаточний відбір постачальника. Після проведення презентацій і уважного вивчення отриманої пропозиції відповідальні керівники компанії колегіально приймають рішення про вибір того чи іншого постачальника. У деяких фірмах це відбувається на нараді в ході усного обговорення і уточнення думки внутрішніх замовників. В інших більш формальних випадках створюється рейтингова таблиця, де за допомогою методу середньозваженого коефіцієнта визначається підсумковий бал для кожного учасника тендера.

Сьомий етап. Оголошення переможців. Це найприємніший і хвилюючий етап для всіх учасників. На жаль, в українській практиці часто виявляється, що компанії, що не виграли тендер, дізнаються про його завершення, коли їх конкурент вже у всю працює над проектом. Хорошим тоном вважається, якщо на загальних зборах, або через ЗМІ (при відкритому тендері), або в персональному порядку (якщо тендер був закритий) всі учасники сповіщаються про завершення робіт і виборі остаточного переможця.

Робота над тендером не викликає непереборних організаційних проблем. Головна складність в цьому процесі криється саме в усвідомленні замовником того, що йому потрібно, і виборі адекватного рішення.

  • [1] Специфікація - системний документ з переліком товарних позицій промислової номенклатури з виділенням технічних характеристик, якості (ГОСТи, ОСТи), ціни, кількості, термінів поставки.
 
Якщо Ви помітили помилку в тексті позначте слово та натисніть Shift + Enter
< Попередня   ЗМІСТ   Наступна >
 
Дисципліни
Агропромисловість
Аудит та Бухоблік
Банківська справа
БЖД
Географія
Документознавство
Екологія
Економіка
Етика та Естетика
Журналістика
Інвестування
Інформатика
Історія
Культурологія
Література
Логіка
Логістика
Маркетинг
Медицина
Нерухомість
Менеджмент
Педагогіка
Політологія
Політекономія
Право
Природознавство
Психологія
Релігієзнавство
Риторика
Соціологія
Статистика
Техніка
Страхова справа
Товарознавство
Туризм
Філософія
Фінанси
Пошук