СЛУЖБОВА КОРЕСПОНДЕНЦІЯ

Службова кореспонденція - це діалог між державними чи приватними підприємствами, а також громадськими організаціями, які ведуть офіційну переписку з різних питань.

Візовий збір - найпоширеніший документ у службовій кореспонденції. Зазвичай такі листи відсилаються на бланку організації, де є її повна назва, поштова адреса, телефони, банківські реквізити. Візовий збір - завжди містить офіційну інформацію, тому мистецтво його складання - в суворої функціональності. Зразком ділового листа є телеграфний стиль, який характеризується граничною раціональністю [1] .

І, звичайно, ніхто не вимагає, щоб казенна папір про дровах писалася ось таким "поетичним" стилем: "Архангельському комбінату, розташованого на берегах повноводної красуні Двіни. Просимо відвантажити 1000 кубометрів деревини, що пахне віковим сосновим бором".

К. І. Чуковський

За змістом і призначенням листи діляться на наступні типи:

  • 1) лист-повідомлення, повідомлення, повідомлення, підтвердження (інформаційне);
  • 2) рекомендаційний лист;
  • 3) гарантійний лист;
  • 4) лист-запит і лист - відповідь на запит;
  • 5) лист-прохання;
  • 6) лист-пропозицію;
  • 7) лист-запрошення;
  • 8) лист-претензія (рекламація);
  • 9) лист-подяку.

Офіційний лист є єдиним документом, на якому відсутня найменування його виду. Всі основні документи мають назву: "Витяг з наказу", "Протокол", "Довідка" та ін. Лист складається у двох примірниках (один залишається в організації, другий надсилається). При надходженні в організацію лист реєструється і отримує вхідний номер і дату. Якщо ви хочете перевірити, чи отримали ваш лист або яких заходів було вжито з вашого листа, назвіть номер реєстрації. У такому випадку ваш лист буде знайдено.

За характером структурних частин і їх взаємозв'язку діловий лист нагадує заяву. Структурні частини ділового листа:

  • 1) реквізити відправника, куди входить:
    • • повне офіційне найменування організації;
    • • адреса і телефон;
    • • дата відправлення, наприклад: 23.09.2012 або 23.09.12;
    • • вихідний номер.

Датою листа вважається дата його підписання;

  • 2) реквізити одержувача:
    • • офіційна назва організації-одержувача;
    • • адреса;
    • • посаду того, кому лист адресується;
  • 3) підстава листи або посилання на вхідні номер і дату документа-запиту (якщо лист є відповіддю на якесь звернення). У тексті листа зазвичай пишуть таку фразу: у відповідь на Ваше звернення від ... Ж ..;
  • 4) текст;
  • 5) перелік документів, що додаються;
  • 6) посада, ПІБ та підпис укладача листа.

Схема ділового листа [2]

Реквізити відправника Реквізити адресата

резолюція керівника

заголовна частина

(привід про + сущ. в місцевому відмінку)

Про постачання обладнання

або з питання про + сущ. в місцевому відмінку

З питання про постачання обладнання

Текст листа

Підписи укладачів листа

Текст будь-якого листа складається з наступних частин [3] :

  • 1) звернення (посада, прізвище, ім'я, по батькові). Можливе використання прикметників: шановний , вельмишановний , дорогий ;
  • 2) вступна частина. Викладається привід для письма;
  • 3) основна частина. Формулюється головна мета листа: повідомлення, пропозиція, відмова, відповідь, запит, прохання, гарантія, запрошення, подяку, рекламація;
  • 4) висновок. Висловлюється сподівання на позитивне вирішення питання, висловлюється побажання, що листування буде продовжена і т.п.

Але тематичною ознакою листи поділяють на ділові (некомерційні) і комерційні. Ділова кореспонденція використовується при оформленні організаційних, правових, економічних і фінансових взаємовідносин. Комерційні листи - це листування при укладанні або скоєнні комерційної угоди.

Наведемо зразки ділових листів.

Інформаційний лист

Лист-повідомлення

Управління Пенсійного фонду Російської Федерації в Червоногвардійському районі Санкт-Петербурга

вул. Кінно-гренадерського, будинок 1. літер А, Санкт-Петербурзька громадська організація "Міст"

Санкт-Петербург, 198518,

Бульвар Леніна, д. 18 телефон: 335 35 66, факс: 335 35 60 31.03.2014 № 06 / І PC В-49

Шановна Любов Георгіївна!

Управління Пенсійного фонду РФ в Червоногвардійському районі Санкт-Петербурга доводить до Вашого відома, що постановою Правління ПФР від 10.01.2014 № 2п затверджено нову форму Розрахунку по нарахованих і сплачених страхових внесках на обов'язкове медичне страхування до Пенсійного фонду Російської Федерації і на обов'язкове медичне страхування в Федеральний фонд обов'язкового медичного страхування платниками страхових внесків, що виробляють виплати та інші винагороди фізичним особам (форма РСВ-1 ПФР).

Нова форма Розрахунку та порядок її заповнення розміщені на сторінці Відділення ПФР по Санкт-Петербургу і Ленінградської області, відкритої на офіційному сайті ПФР: pfrf.ru.

Звертаємо Вашу увагу, що остаточний прийом від страхувальника єдиної звітності здійснюватиметься органами ПФР тільки після включення відомостей, що містяться в розділі 6 Розрахунку "Відомості про суму виплат та інших винагород і стразового стаж застрахованої особи", в індивідуальні особові рахунки застрахованих осіб. Заступник начальника Управління (підпис)

Лист-прохання

Уряд Санкт-Петербурга Генеральному консулу

адміністрація Петродворцового району Російської федерації

Санкт-Петербурга у Франкфурті-на Майні

Калінінська вул. д. 8. р Петергоф 198510 Р.К. Казбекова

Тел. (812) 450-98-76 Факс (812) 450-67-18

E-mail: Ця адреса електронної пошти приховується від різних спамерських пошукових роботів. Щоб побачити її потрібно активувати Ява-скрипт. gov.spb.ru

Шановний Руслан Казбекович!

Посилаючись на Угоду між Урядом РФ і Урядом ФРН "Про полегшення взаємних поїздок громадян Російської Федерації і громадян Федеративної Республіки Німеччини" від 10.02.2003, ст. 2, н. 3, ст. 4, адміністрація Петродворцового району Санкт-Петербурга просить Вас позитивно вирішити питання про звільнення від консульського збору за оформлення віз для групи представників міста-побратима Бад Гомбург (ФРН) в кількості 13 осіб, яких запрошують з 15.06 по 29.06.2014 р в Пе- тродворцовий район для участі в XVIII Літньої академії.

Група прибуває але запрошення Санкт-Петербурзької громадської організації "Петергофские діалоги". Мета візиту: вивчення жителями німецького міста-побратима російської мови і культури в рамках проекту "Більше німецького в Росії, більше російського в Німеччині".

Витрати, пов'язані з прийомом гостей, бере на себе суспільство "Петергофские діалоги". З повагою,

Глава адміністрації (підпис)

Супровідний лист - направляється адресату з інформацією про додаються до листа документах або матеріальних цінностях. наприклад:

Направляємо Вам на рецензування навчальний посібник "Основи російської ділового мовлення". Навчальний посібник призначається для студентів гуманітарних вузів, викладачів російської мови і культури професійного мовлення.

або:

Надсилаємо Вам відгук офіційного опонента, доктора технічних наук, Іващенко Станіслава Федоровича, про дисертаційній роботі Смирнова Миколи Васильовича по темі "Методи математичного моделювання динаміки процесів окислення в системі біологічної очистки", представленої до захисту до спеціалізованої вченої ради Д. 21.2190.03 на здобуття наукового ступеня кандидата технічних наук за спеціальністю 05.13.18 "Математичне моделювання, чисельні методи та комплекси програм". Просимо підтвердити отримання.

Лист на фірмовому бланку - запрошення адресату (лист або спеціальний бланк) взяти участь в якомусь межах заходу. Лист може бути адресовано як конкретній людині, так і організації, а також масового адресату. наприклад:

Московський державний університет імені М. В. Ломоносова Філологічний факультет Ленінські гори, Москва, ГСП-2, 11992 Телефон: 939-32-35, Факс: 939-55-08 E-mail: Ця адреса електронної пошти приховується від різних спамерських пошукових роботів. Щоб побачити її потрібно активувати Ява-скрипт. 20 січня 2013 м № 27-ф Ігнатової Антоніні Павлівні

Шановна Ігнатова Антоніна Павлівна!

Запрошуємо Вас для участі в IV-му Міжнародному конгресі дослідників російської мови "Російська мова: історичні долі і сучасність".

Конгрес відбудеться 18-21 березня 2013 року на філологічному факультеті МГУ.

До зустрічі!

Заступник Голови Оргкомітету

IV-ro Міжнародного конгресу дослідників російської мови

"Російська мова: історичні долі і сучасність"

декан філологічного факультету

професор (підпис)

Гарантійний лист - документ, що забезпечує виконання викладених в ньому зобов'язань. У ньому адресату зазвичай гарантується оплата або надання чого-небудь (місця роботи, проведення досліджень тощо) [4] . Такий лист не є офіційним зобов'язанням, скоріше це форма підтвердження намірів автора. Однак під листом зазвичай підписується керівник організації і ставиться печатка. Гарантійний лист може починатися з обігу але ім'я та по батькові до особи, якій воно адресовано. наприклад:

Шановний Андрію Івановичу!

ТОВ "АЛМАГ" просить Вас надати технічну допомогу в установці програмного забезпечення та налагодження обладнання в обчислювальному центрі. Оплата гарантується з р / рахунку № 3446890025 в Калінінському відділенні банку ВТБ24.

Директор ТОВ "АЛМАГ" В. С. Смирнов

Головний бухгалтер В. В. Удальцова

Ініціативне лист - офіційний лист, що вимагає відповіді (лист-запит, лист-прохання, лист-пропозиція, лист-претензія).

У відповідь на ініціативне лист адресант отримує лист-відповідь : відповідь на запит; відповідь на прохання; відповідь на пропозицію; відповідь на претензію. Характер листи-відповіді залежить від змісту ініціативного листи.

У сфері ділового листування діє принцип дотримання паралелізму в аспектах змісту, що отримує своє відображення в мові вторинної відповідної кореспонденції. Цей принцип вимагає: посилання на первинне лист і його тему; дотримання ідентичності мовних засобів вираження в обох листах, перш за все термінології; збіги обсягу інформації та аспектаціі змісту в обох видах листів; дотримання послідовності у викладі аспектів змісту [5] . Посилання на вхідний лист бажано робити в реквізиті "Посилання на вхідні номер і дату документа". У тексті листа може бути фраза: У відповідь па ваше звернення від ... № ...

Лист запит

Новосибірська громадська організація "Соловейко"

Новосибірськ, вулиця Кольцова, д. 14

Главі територіального управління Адміністративного району м Новосибірська І. Н. Устинович

Шановний Іване Миколайовичу!

Новосибірська громадська організація "Соловейко" виступає з ініціативою присвоїти одній з вулиць Новосибірська ім'я міста-побратима Варна (Болгарія).

Численні контакти між жителями Новосибірська і Варни протягом багатьох років сприяли взаємному ознайомленню та розумінню і роблять партнерство між нашими містами життєвим і змістовним.

З ініціативи жителів одна з вулиць Варни в даний час носить назву "Новосибірська". Суспільство "Соловейко" вважає, що є достатні підстави для того, щоб проявити взаємність і закріпити відносини наших міст, назвавши одну з вулиць нашого міста ім'ям Варни.

Рада товариства "Соловейко"

Лист-відповідь

Територіальне управління Адміністративного району м Новосибірськ, вул. Червона, д. 45, тел. 243-59-70

Новосибірської громадської організації

"Соловейко" Новосибірськ, вулиця Кольцова, д. 14

Про присвоєння імені

Шановні члени Ради громадської організації "Соловейко"!

На Ваш лист від 25.02.2012 №4-155 / 03 територіальне управління Адміністративного району повідомляє, що направило клопотання до топонімічної комісії р Новосибірська про розгляд на засіданні бюро комісії Ваших пропозицій щодо присвоєння одній з вулиць Новосибірська імені міста-побратима Варна (Болгарія) . Глава територіального управління І. Н. Устинович

Запит - звернення однієї сторони до іншої з проханням дати інформацію про товари (характеристика товару, його наявність, терміни поставки, прайс-лист, зразки товару), послуги або направити пропозицію па поставку товару. Фрази, які використовуються в листі-запиті: З метою ознайомлення з ... Прошу надати інформацію просимо надіслати ... Надсилаю на Вашу адресу запит про ... Наприклад:

Керівництво доручило мені звернутися до Вас із запитом про можливість прийняти додаткове замовлення на поставку холодильного обладнання для нашого підприємства. З повагою (підпис)

Якщо продавець може виконати заявку покупця і поставити відповідний товар, він направляє йому пропозицію (оферту) про бажання виконати замовлення із зазначенням терміну поставки. Рекламу, яка адресується невизначеному круу осіб, також можна розглядати як пропозицію-оферту.

Магазин "Кей": завідувачу кафедрою російської мови

Іркутськ, вул. Горького 2. Іркутського державного університету

корпус 3 проф. Іващенко А. Т.

"06" вересня 2014 р № 345

Про поставку продукції

Дякуємо за запит від "23" серпня 2014 року і повідомляємо, що можемо запропонувати Вам Моноблоки Lenovo IC С36057321456 в кількості 2 (дві) шт.

Якість - екран: 19.5,1600 / 900, процесор Intel Pentium G3220T 2.6 ГГц, оперативна пам'ять: 4 Гб; операційна система: Windows 8 (64-bit).

Ціна - 20386 рублів. Ціна дійсна з 06.09 по 06.10.

Термін поставки - 16.09.2014.

Умови оплати - готівковий розрахунок.

Ця пропозиція дійсна до "10" вересня 2014 р

Прийом замовлення здійснюється по телефону 8-800-200-777-5.

З повагою,

Менеджер відділу продажів ПІБ адресанта

підпис адресанта

М.П.

Рекламація - документ, в якому пред'являються претензії продавцеві або постачальнику за порушення прийнятих зобов'язань. В рекламації заявник може зажадати усунення виявлених недоліків або відшкодування збитків. Претензія може бути на якість і кількість товару, терміни поставки, невиконання інших умов контракту. Фрази, які використовуються в листі-претензії: поставка товару була проведена несвоєчасно ..:, не були виконані зобов'язання договору ..:, пропонуємо погасити заборгованість ...; були порушені умови поставки товару ..:, направляємо Вам товар ..:, повідомляємо Вам , що ..:, ми змушені поставити Вас до відома, що ..:, доводимо до Вашого відома ... і ін. Відповіддю на претензію може бути відповідний лист.

ТОВ "Лео"

198510, Санкт-Петербург Чехова 8/1, тел. 356-28-39.

ВТБ 24 р / с 0875665 01.02.09 №346

Директору ВАТ "Карат" Абросимової І. В.

198514, Санкт-Петербург Великий проспект 15.

Про поставку товару

Шановна Ірина Вікторівна!

Підтверджуємо отримання Вашого листа від 23.04.11 щодо затримки в постачанні холодильного обладнання.

Приносимо свої вибачення за недогляд, який стався з вини нашого менеджера по поставкам. Запевняємо Вас, що товар буде Вам відвантажено протягом тижня при отриманні нової партії.

(Підпис)

  • [1] Веселов II. В. Аксіоми ділового листа: культура ділового спілкування офіційного листування. С. 66.
  • [2] Російська мова та культура мови. Сімнадцять практичних занять / під ред. Е. В. Гананольской, А. В. Хохлова. СПб .: Пітер, 2005. С. 261.
  • [3] Там же. С. 264.
  • [4] Культура усного та писемного мовлення ділової людини: довідник-практикум. М.: Флінта. 2001. С. 117.
  • [5] Веселов II. В. Аксіоми ділового листа: культура ділового спілкування офіційного листування. С. 65.
 
< Попер   ЗМІСТ   Наст >