МОВНИЙ ЕТИКЕТ В ДІЛОВОМУ ЛИСТУВАННІ

У діловому спілкуванні при складанні та оформленні ділової документації важливе місце займає мовний етикет. Дотримання правил ділового етикету - основа конструктивного партнерства. Нерідко правильно складене ділове лист може сприяти встановленню міцних контактів, допомогти у вирішенні складних питань.

Існують певні правила ведення ділової переписки. У даній сфері прийняті стійкі стереотипи мовної поведінки: форми звернення, вираз прохання, подяки, способи мотивування рішення і ін. Офіційний етикет регламентує вибір слів, словосполучень, побудови фраз і всього контексту, таким чином, процес складання ділового листа зводиться до реалізацій мовних моделей, які можна застосовувати при написанні всіх листів [1] . «Чинність виробничої листування багато в чому залежить від розумного використання оцінної лексики і фразеології: вираз подяки, позитивного чи негативного ставлення до результатів роботи" [2] .

Основу правил ділового етикету становить ввічливе, шанобливе і доброзичливе ставлення до ділового партнера; дотримання певної дистанції між працівниками, які обіймають рознос службове становище; вміння говорити "так" і "ні", не ображаючи партнера, не зачіпаючи його самолюбство; терпимість до чужої думки, який не збігається з вашим; вміння визнавати свої помилки, бути самокритичним; вміння використовувати в суперечці аргументи, а не авторитети [3] .

Вибираючи певні етикетні формули, необхідно враховувати характер взаємин між адресантом і одержувачем листи (офіційні, напівофіційні, дружні відносини).

Важливу роль при написанні листа грає звернення до адресата. Цей етикетні елемент ділової кореспонденції не тільки висловлює повагу до адресата, а й встановлює з ним контакт. Звернення безпосередньо пов'язано і з подальшим змістом листа. Найчастіше використовуються такі форми звертання: Шановний ..., або Шановний ...! Після звернення ставиться кома або знак оклику. Звернення зі знаком оклику носить більш офіційний значимий характер.

Широко використовується в діловому листуванні форма звернення на прізвище або посади: Шановний пане Шевченко! Шановна пані Павлова! Шановний пане міністре! Існує думка, що звернення на прізвище доречно в листі-претензії, але не в листі-проханні.

Звернення до людини по імені та по батькові (без прізвища) носить особистий характер і викликає розташування адресата: Шановна Наталія Сергіївна! Шановний Дмитро! При зверненні по прізвища та імені-по батькові адресата краще використовувати форму: Вельмишановний ... або Вельмишановний ...

При зверненні до декільком адресатам використовуються звернення: Шановні панове акціонери! Господа! Шановні колеги! (до осіб однієї професії).

Звернення "Пані та панове" доречніше використовувати, наприклад, для запрошення на святковий захід.

У заключній частині листа використовуються стандартні формулювання: З надією на продуктивну співпрацю ; З вдячністю за співпрацю '. Чекаємо від Вас нових пропозицій, Ми будемо вдячні, якщо Ви направите на нашу адресу ... або Шкодуємо, що не можемо скористатися вашою пропозицією.

Заключна форма ввічливості в кінці тексту (перед підписом): З повагою або Щиро Ваш ....

У діловій письмовій мові існують особливі правила використання займенників. Не прийнято вживати займенник я. Наприклад: прошу перерахувати, прошу розглянути замість я прошу ', вважаю за необхідне', мною виконано ', але сравн .: я вирішив (замість мною вирішено). Займенник я вживається тільки в доповідних і пояснювальних записках.

Якщо документ подається від першої особи множини (при формулюванні прохань, запитів і т.зв.), то використовуються, наприклад такі форми: просимо поставити ; направляємо на розгляд ', сподіваємося на отримання відповіді', розраховуємо на співпрацю.

У діловому листуванні виражаються інтереси не окремого керівника, а фірми, компанії, колективу, тому в листі прийнято вказувати назву підприємства, наприклад: дирекція не заперечує ', компанія пропонує і ін.

Мовний етикет в діловій письмовій мові обмежує використання займенника він. У наказі, постанові, розпорядженні зазвичай вказують прізвище особи і сто ініціали. Складаючи характеристику особи, в кожному абзаці також повторюють його прізвище та ініціали.

"Основна вимога до офіційного листа, - об'єктивність змісту, що обумовлює, як правило, нейтральність тону викладу" [4] . Нейтральний доброзичливий тон відповідає об'єктивності змісту офіційних листів і не допускає іронізації, улесливості, фамільярності, брутальності, використання недоречних оборотів з виразом перебільшеною ввічливості: Вельмишановний пане .... не відмовте в люб'язності ..., З найкращими побажаннями ... і т. п. [5]

В офіційному письмовому спілкуванні часто використовуються вступне слово і вираження. Вони можуть вказувати на зв'язок з попередньою листуванням: Як Вам відомо, партія товару була отримана в другому кварталі 2013 року ', висловлювати почуття адресата в зв'язку з повідомленням: На жаль. Ваше замовлення не може бути виконаний ; оцінювати достовірність повідомляється: Безумовно , відвантаження товару проведуть в термін. Такі обороти вносять додаткові відтінки в тон розповіді, пом'якшують категоричність викладу, демонструють шанобливе ставлення до адресата.

При написанні ділового листа ознакою хорошого тону вважається вираз подяки адресату за своєчасний відповідь, відгук, своєчасну оплату, допомога і т.п .: Дозвольте висловити подяку за ... Вдячні Вам за ...

Текст листа повинен бути гранично точним, чи не ускладнений формулюваннями і термінами; він нe повинен містити зайвих слів, допускати варіантів тлумачення. Інакше одержувач змушений буде задавати питання.

Підпис є одним з важливих реквізитів в документі. У документообігу дотримуються чіткі правила в підписанні ділових паперів. Відповідно до посадових обов'язків відповідь на лист, підписаний керівником організації, повинен також підписати керівник, в крайньому випадку - його заступник.

При відправленні офіційної кореспонденції іноземним партнерам слід дотримуватися усталених там форм мовного етикету. Наприклад, лист по тону має бути дружнім; написано простою мовою. У той же час слід використовувати точні формулювання. Якщо, наприклад, ваша фірма отримала замовлення на певний лікарську сировину в кількості 200 упаковок, то в кінці листа після подяки за замовлення потрібно ще раз написати, що саме це дає лікарську сировину, в цьому обсязі буде доставлено споживачу.

На отримання офіційної кореспонденції прийнято по можливості відповідати оперативно. Відсутність відповіді може бути розцінено як відмова від співпраці, що призведе до припинення ділових контактів.

"Зрозуміло, ніякої список рекомендованих виразів не дозволить повністю вирішити проблему адміністративного мовного етикету. Тільки внутрішній такт і об'єктивність в оцінці тих чи інших виробничих ситуацій можуть підказати вибір слів і виразів" [6] .

  • [1] Основи російської ділового мовлення. С. 133.
  • [2] Дерягин В. Я. Бесіди про російську стилістиці. М .: Знание, 1978. С. 87.
  • [3] Введенська Л. А ., Павлова Л. Г, Катаєва Є. Ю. Російська мова та культура мови: довідковий посібник. Ростов н / Д, 2002. С. 339.
  • [4] Веселов П. В. Аксіоми ділового листа: культура ділового спілкування та офіційної переписки. С. 52.
  • [5] Основи російської ділового мовлення. С. 135.
  • [6] Введенська Л. А., Павлова Л. Г., Катаєва Є. Ю. Російська мова та культура мови. С. 344.
 
< Попер   ЗМІСТ   Наст >