Навігація
Головна
 
Головна arrow Інформатика arrow Інформаційні системи і технології в економіці і управлінні
< Попередня   ЗМІСТ   Наступна >

Електронний документообіг у банку

Традиційна система управління документообігом у банку реалізує наступні функції:

  • o управління записами, контроль документів, що зберігаються в папках, на папері;
  • o керування формами, контроль форм, які використовуються для збору інформації та складання звітів;

Таблиця 14.2

Звідниця таблиця технічних характеристик російський АБС

Найменування продукту

Рівні додатків

Використовувані операційні системи

СУБД

Засоби розробки

Базовий елемент системи

Сервер

Робоча станція

"DiasoftBANK

"Термінал-хост", "файл-сервер", 3, "клієнт-сервер"

Novell Netware, Windows NT, OS / 400 (DB2), UNIX (Informix)

DOS. Windows (3.X, 95, NT), OS / 2

Pervasive SQL, Scaleable SQL, DB / 2 for AS / 400, Informix.

C ++, власний інструментарій Diasoft SYSTEM

Проводка, документ, угода

"RS-Bank"

3, "клієнт-сервер"

Novell Netware, Windows NT

Window's (95, NT)

Btrieve, MS SQL, Sybase

Те ж

"Нова Афіна"

2, "клієнт-сервер"

Windows NT, UnixWare, SCO UNIX, DigMTal UNIX, Solaris, HP-UX, AIX

Window's (95, NT)

Oracle

SQL Window's, Oracle PLSQL

Документ

"Кворум"

2, "клієнт-сервер"

Novell Netware, Windows NT

DOS, Windows 95

Btrieve, Oracle

Pascal 7.0, Delphi, Atlantis

"

"ASBank"

3, "клієнт-сервер"

Unix. Windows NT

Window's 95, UNIX, Java

Oracle, Informix, Sybase

LISA II

Проводка, документ, угода

"Бісквіт"

"Т ермінал-хост", 2, "клієнт-сервер", 3, "клієнт-сервер"

Unix, Windows NT

Window's (95, NT)

Progress

Progress 4GL

Те ж

"МІМ банк"

"Файл-сервер"

Будь-які, що використовують DOS-сесію

DOS. Windows NT

Db_Vista

MIM-Tools

Документ, угода

"InvoBank"

Те ж

Novell Netware, Windows NT

DOS. Windows (95, NT)

Btrieve

C ++, Borland v.4.5

Проводка, документ, угода

  • o управління звітністю, публікація та розповсюдження звітів на папері;
  • o управління настановами та інструкціями, створення та розповсюдження документів, що містять інформацію про політику банку, а також керівництв по виконанню завдань;
  • o управління архівами, каталогізація, огляд, розподіл і збереження записів, бланків, звітів, директив, посібників і всіх інших офіційних документів.

Нормативна база банку включає в себе зовнішні та внутрішні нормативні документи. До останніх відносяться технологічні документи, що регламентують виконання банківських операцій і процесів, організацію роботи та взаємодію підрозділів. У процесі розробки внутрішні нормативні документи піддаються ретельному огляду та аналізу, після затвердження вводяться в дію і стають об'єктом виконання і моніторингу дотримання на термін їх дії, а після закінчення цього терміну дії виводяться з обігу.

Передбачені наступні види внутрішніх нормативних документів: положення; порядок, або регламент; інструкція. Нормативні документи визначають загальні правила і форми здійснення певних видів діяльності, взаємодія підрозділів банку, характеристики банківських продуктів і послуг, розподіл ролей учасників і послідовність здійснення окремих процесів і операцій.

У проведенні робіт з розробки, узгодження, затвердження та внесення змін до внутрішніх нормативних документів беруть участь керівництво банку, керівники управлінь та різні підрозділи за напрямками, віднесених до компетенції їхньої діяльності. Внутрішні нормативні документи вводяться в дію наказами або розпорядженнями по банку.

Розробка нормативних документів вимагає спільної роботи досвідчених фахівців з різних департаментів банку, юристів і фахівців по формулюванню процедур. Ця робота може займати тривалий час і включати в себе повторюваний процес складання та перегляду варіантів тексту. Спочатку готується початковий проект тексту, який нерідко заснований на відповідній аналітичній роботі. Потім проект документа лунає для зауважень і коментарів внутрішнім і зовнішнім експертам. Нарешті, текст документа направляється на коментарі та затвердження у відповідні підрозділи і керівництву банку.

Нормативна база банку може являти собою архів паперових документів, документи також можуть зберігатися в електронному вигляді у файловій системі, що саме по собі надзвичайно ненадійно і неефективно. Наслідком цього є тривалий цикл створення, узгодження, перегляду, затвердження та розповсюдження нормативних документів.

До основних елементів політики управління електронним документообігом банку відносяться: призначення - причина існування політики; ціль - опис дій банку з проведення політики в життя; визначення - вживані терміни і їх значення; декларація масштабів - рамкою, в яких діють положення політики; правила проведення - базові принципи, на яких грунтуються методи управління документацією; повноваження - розподіл повноважень у процесі проведення політики в життя; перегляд та оновлення - визначення правомочності внесення змін в політику і умов, при яких її слід змінювати.

Архітектура включає в себе предмети вивчення даної дисципліни і їх взаємозв'язок. Опис архітектури відбувається на трьох рівнях (рис. 14.2).

Опис архітектури системи електронного документообігу

Рис. 14.2. Опис архітектури системи електронного документообігу

  • 1. Концептуальний рівень. Відповідають на питання: чому? (визначається масштаб системи управління та її інтеграція у загальну систему роботи банку) і хто? (встановлюються взаємозв'язки між причинами впровадження системи управління знаннями та її користувачами).
  • 2. Логічний рівень. Визначаються процеси, які виконуються людьми і машинами. Вирішуються питання: що буде робити система і коли повинен запускатися кожен з процесів?
  • 3. Предметний рівень. Втілюється фізична конструкція, що забезпечує функціонування системи. Приймаються рішення, як і де буде впроваджуватися система?

Основними цілями архітектури системи електронного документообігу банку на базі ІТ є:

  • o чітке формулювання припущень і напрямків політики щодо управління ІТ та документообігом;
  • o визначення простору управління ІТ та документообігом;
  • o установка найважливіших кордонів простору управління ІТ та документообігом банку;
  • o мінімізація перешкод в управлінні ІТ та документообігом (там, де повноваження і відповідальність за документи визначені нечітко);
  • o визначення бажаних і небажаних варіантів поведінки в процесі управління документообігом;
  • o розробка стратегії заохочення бажаної поведінки в процесі управління документообігом (ефективна "настройка" етапів життєвого циклу інформації).

До допоміжних цілям архітектури системи електронного документообігу банку відносяться:

  • o виняток зайвих джерел і адрес відправлення документів, в яких немає необхідності;
  • o введення в дію нових визначень для термінів, які допускають подвійне тлумачення (файл, запис, оригінал, публікація та ін.);
  • o визначення стану об'єктів управління документообігом і атрибутів системної інформації з погляду точності, своєчасності, релевантності, цілісності, доступності та гнучкості;
  • o представлення моделей спільного управління документообігом.

Результатом побудови архітектури системи електронного документообігу банку є:

  • o чіткі визначення термінів: репозитарій, каталог, публікація, документ, запис, база даних, оригінал, володіння та ін .;
  • o збільшення відповідальності учасника за створений ним документ протягом усього життєвого циклу управління документацією;
  • o зниження числа дублюються джерел інформації та підвищення узгодженості колекції документів (сховищ).

Ієрархічна концепція архітектури системи управління документообігом банку включає в себе наступні страти: репозитарій, приміщення, шафа, ящик, папка, документ.

Система управління електронним документообігом банку реалізує два види процесів:

  • 1) основні, орієнтовані на репозитарій, папки з файлами, документи;
  • 2) допоміжні, орієнтовані на дані, дизайн, управління текстами, текстовий запит, адміністрування, інтеграцію системи, управління списками контролю доступу, забезпечення безпеки протоколів роботи, управління системою робочого процесу, управління внутрішньо- і междокументаціоннимі посиланнями.

Процеси, орієнтовані на репозитарій, включають в себе створення репозитарію, модифікацію, і його знищення.

Процеси, орієнтовані на папки, містять для файлу або підшивки: складання графіка, відкриття, закриття, встановлення і зняття обмежень на доступ, відгук, роздруківку, розмітку, пошук, архівування, перенесення, відновлення, знищення.

До процесів, орієнтованим на документи, відносяться додавання, додавання ззовні, одночасне завантаження, копіювання, установка і зняття обмежень на доступ, перегляд, пересилання електронною поштою, архівування, відновлення, роздруківка, вилучення, видалення.

Процеси, орієнтовані на дані, включають в себе додавання, редагування, видалення, обмеження, індексацію, переіндексацію, пошук і складання звіту про системну інформації.

Процеси, орієнтовані на дизайн, відповідають за різні варіанти представлення системної інформації про документ користувачеві: додавання, редагування, видалення складання звіту про варіанти дизайну.

Процеси, орієнтовані на управління текстом, застосовуються для додавання, редагування, видалення, оцінки, індексації та переіндексації тексту.

Процеси текстового запиту використовуються при здійсненні пошуку та складанні звіту про текст.

Процеси адміністрування системи виконують такі адміністративні функції програми: інсталяція та деінсталяція системи клієнтського ПЗ, інсталяція та деінсталяція системи серверного ПЗ, запуск і перезапуск системи, створення резервних копій файлів системи, перенесення системи на інший носій, перевірка цілісності системи, зупинка системи, інсталяція виправлень і вдосконалених версій системи, підтримка системи даних.

Процеси інтеграції системи здійснюють функції впровадження системи додатків: інтеграцію і дезінтеграцію середовища додатків, інтеграцію та дезінтеграцію середовища мультисерверного додатків, установку і виключення взаємодії між репозитарій, працювати в різних середовищах, балансування завантаження сервера.

Процеси управління списками контролю доступу виконують функції по забезпеченню безпеки роботи додатків і включають в себе забезпечення безпеки репозитария, папок з файлами, документа, версії документа, системної інформації, індивідуальних параметрів пошуку, варіанти дизайну, на рівні груп, на рівні користувача, а також складання звіту про безпеку об'єктів.

Процеси забезпечення безпеки протоколів роботи відповідають за протоколювання подій, що відбуваються в користувальницької або серверної середовищі, і містять забезпечення безпеки протоколу роботи користувача і сервера, складання звіту про безпеку протоколу роботи користувача і сервера.

Управління системою робочого процесу передбачає збереження шляху маршрутизації документа або папки з файлами до користувальницької машини і реалізує наступні функції: розподіл ролей і встановлення взаємозв'язків, підтримка цілісності робочого процесу.

Управління внутрідокументнимі посиланнями призначене для визначення необхідних посилань, які об'єднують окремі частини складного документа в єдине ціле.

Управління междокументнимі посиланнями використовується для зв'язку окремих об'єктів документів між собою.

Підтримка різних форматів даних. Сучасні системи управління знаннями здатні зберігати і відображати більше 200 різних текстових і графічних форматів даних, поширених у світі. Вони підтримують конвертацію цих форматів в універсальні формати даних, такі як PDF або HTML. Таке безліч форматів дозволяє здійснювати уявлення документа у вихідному форматі і універсальних форматах, використовуваних для зберігання документів як електронних оригіналів або чергових копій.

Управління версіями. Системи управління документообігом не можуть бути впроваджені в масштабах банку без підтримки ними всіх можливих версій даного документа. Це обумовлено тим, що кожна версія крім системи внутрішньої нумерації і цілісності посилань повинна містити необхідні коментарі, за якими можна відрізнити дану версію від інших (збережених в системі), а також мати можливість створювати окремі атрибути на кожну версію, що дозволяє в будь-який момент часу простежити всю історію обробки документів користувачами, що створюють різні версії.

Атрибутирование документів. При атрибутування документа користувач заповнює певну електронну форму, яка повинна мати можливість гнучко проектуватися за допомогою стандартних графічних засобів без програмування і дозволяти вносити зміни до складу атрибутів в ході експлуатації системи без ризику порушити бізнес-логіку обробки документів. При цьому атрибути документа повинні зберігатися окремо від його вмісту, що дозволяє забезпечити взаимнооднозначное відповідність між фізичним місцезнаходженням вмісту документа і його електронної атрибутивної формою, за яким здійснюється логічний пошук документа. Такий підхід дозволяє побудувати територіально розподілені сховища електронних документів, керованих централізовано, а також зняти будь-які обмеження на обсяг зберігання електронних документів в системі.

Забезпечення можливості створення складених і зв'язаних документів. Складові документи являють собою структури, кожна частина яких, у свою чергу, є самостійним документом зі своїми правилами доступу до нього і своїми процесами колективної розробки та етапами життєвого циклу. Така функціональність дозволяє формувати електронні підшивки, засновані не на фізичній, а на логічній добірці документів по похідним ознаками. В результаті один і той же реальний первинний документ може відображатися в різних віртуальних добірках документів, присвяченим різним тематикам. Це значно підвищує прозорість доступу до документів і дозволяє розділити доступ і повноваження різних підрозділів банку, що беруть участь в комплектації підшивки. Крім того, віртуальний документ сам по собі може брати участь у різних бізнес-процесах і мати власні права доступу і етапи життєвого циклу.

Повнотекстовий пошук та аналіз документів. Сучасні системи управління обов'язково повинні включати в себе підтримку механізмів пошуку за змістом документа (альтернативного атрибутивному пошуку) і повнотекстовому аналізу (часто вбудовуваних всередину стандартних пошукових систем і об'єднуючих слова і що пов'язують логічні оператори). Є спеціалізовані професійні системи лінгвістичного аналізу, що дозволяють працювати з сховищами документів нарівні з електронною поштою, файловою системою, СУБД, Інтернет, а також реалізовувати більш тонкі механізми вилучення неявних знань, коли сам предмет пошуку не є до кінця формалізованим. В основі таких систем лежать обробка запитів на природній мові, автоматичне анотування текстів, автоматична класифікація на непересічні помітні за змістом області без попереднього завдання критеріїв відмінності.

Управління етапами життєвого циклу документа. Під життєвим циклом розуміється час існування електронного документа від моменту його створення або імпорту до його експорту або знищення. Перехід документа з одного етапу на інший здійснюється при виконанні заданої умови зміни якого-небудь властивості документа, наприклад формату, прав доступу, виду атрибутивної картки. Переклад етапів життєвого циклу повинен здійснюватися як вручну, так і автоматично.

Управління бізнес-процесами банку. Автоматизація бізнес-процесів дозволяє домогтися значного зниження непродуктивних втрат часу, пов'язаних з передачею результатів виконання функціональних завдань на інші робочі місця або в різні підрозділи, підтримати прозорість управлінських регламентів і їх відтворюваність, що відповідає стандартам якості ISO 9000 на рівні управління підприємством.

Сучасні системи управління документообігом містять у своєму ядрі прикладні системи, що підтримують так звані Workflow-технології (технології підтримки потоків завдань), які дають можливість створювати за допомогою графічного редактора довільні маршрутні схеми і призначати правила переходу етапів бізнес-процесів від одного користувача до іншого через діалоговий інтерфейс без програмування і забезпечити графічний або формальний моніторинг проходження процесів між користувачами з можливістю розбіжності, сходження, вкладеності, умовних переходів. Вони забезпечують можливість внесення змін, що дозволяють оптимізувати будь-який процес на основі аналізу його поточного стану і одночасно з цим документувати зміна і автоматизувати нові дії операторів в ході сто виконання.

 
Якщо Ви помітили помилку в тексті позначте слово та натисніть Shift + Enter
< Попередня   ЗМІСТ   Наступна >
 
Дисципліни
Агропромисловість
Аудит та Бухоблік
Банківська справа
БЖД
Географія
Документознавство
Екологія
Економіка
Етика та Естетика
Журналістика
Інвестування
Інформатика
Історія
Культурологія
Література
Логіка
Логістика
Маркетинг
Медицина
Нерухомість
Менеджмент
Педагогіка
Політологія
Політекономія
Право
Природознавство
Психологія
Релігієзнавство
Риторика
Соціологія
Статистика
Техніка
Страхова справа
Товарознавство
Туризм
Філософія
Фінанси
Пошук