МІСЦЕ І ЧАС ДОПОМАГАЮТЬ АБО ЗАВАЖАЮТЬ

Вплив просторових і часових факторів на хід бесіди велике. Вони, наприклад, можуть привести в замішання, перешкодити, створити приємну атмосферу, свідчити про повагу або підвищити працездатність.

Вибираючи місце для бесіди і розміщення співрозмовників, ви повинні виходити з тієї мети, яка для вас в даній ситуації важлива. Якщо ви збираєтеся детально обговорити проект і на професійному рівні обмінятися думками, має сенс скористатися столом з двома однаковими стільцями, розташованими по кутах столу. Розмістившись таким чином, ви зможете разом переглядати документи і писати. Бесіда але принципових питань пройде успішніше, якщо провести її в комфортній обстановці: зручні крісла, напої, тиша. Якщо є можливість, то краще повністю змінити обстановку. Обидва співрозмовники повинні при цьому сидіти на однаковому рівні, мати можливість бачити один одного і користуватися однаковими предметами [1] .

Якщо для вас важливий конструктивний діалог, то бажано, щоб ви узгодили час зустрічі зі співрозмовником. Навіть якщо ви керівник, не варто просто викликати співробітника до того чи іншого часу, адже це не товар, який можна "замовити з доставкою". Ви можете проявити елементарну повагу, задавши, по крайней мере, питання, чи підходить час зустрічі вашому співробітнику. Змістовна сторона бесіди завжди в небезпеці, якщо ваш співрозмовник поспішає або будь-які інші причини не дають йому повністю зосередитися на обговорюваній темі. У зв'язку з цим непогано вже при узгодженні часу зустрічі попередити його про те, скільки часу ви збираєтеся на неї запланувати. Якщо ці терміни не дуже підходять співрозмовнику, то кращим рішенням буде вибір альтернативного часу проведення зустрічі.

Задумайтесь: сторонні заняття, наприклад читання або навіть дзвінки по телефону, як в нашому прикладі, - це сигнали, які багато людей вельми справедливо розцінюють як брак поваги: "Ви для мене не так і важливі, щоб я повністю сконцентрувався на Вас і на темі нашої бесіди ". У перспективі і ви самі заощадите час, якщо повністю зосередитеся на співрозмовника і обговорюваної проблеми.

Чому ви збираєтеся провести цю зустріч? Чи маєте ви чітке уявлення про те, які важливі завдання і прагнення є спонукальним мотивом бесіди? Проаналізувавши свої мотиви, ви зможете чітко визначити мету, якої хочете досягти. Чого ви хочете досягти в результаті бесіди? Яка її мета? Відповідь на ці питання - один з найважливіших пунктів не тільки коли ви готуєтеся до зустрічі, а й коли під час зустрічі направляєте хід бесіди в потрібне русло. Ці питання - ваш компас, який допоможе не втратити нитку в процесі діалогу і не дасть співрозмовнику відвести вас в сторону від обговорюваної проблеми [2] .

Сформулюйте цілі бесіди.

  • 1. Слід чітко уявляти, чого ви хочете домогтися в ході бесіди. Залежно від типу розмови деякі цілі в загальних рисах заздалегідь зрозумілі. Якщо ви хочете обговорити що-небудь з критичних позицій, то важливо домогтися зміни стану справ або, наприклад, поведінки співробітника. При проведенні переговорів значення має їх позитивний результат. Неясні уявлення про кінцеву мету, виражені у вигляді тверджень: "Треба б мені поговорити з ним про це" або "Так далі тривати не може", абсолютно недостатні. До початку бесіди слід добре обміркувати, чого ви хочете домогтися.
  • 2. Чітко і конкретно сформулюйте свої цілі вже на стадії підготовки. Це формулювання не повинна мати вигляд: "Я хотів би перенести час зустрічі", краще сказати: "Я хотів би зустрітися через 14 днів".
  • 3. Зверніть увагу на позитивні формулювання. Не кажіть: "Не вистачає співробітників", краще скажіть: "Групі, що працює над проектом, потрібен ще один співробітник".
  • 4. Візьміть до уваги цілі, які можуть бути важливі для вашого співрозмовника. Подумайте, що могло б представляти для нього інтерес. Мова не повинна йти про досягнення лише ваших власних цілей. Постарайтеся знайти можливість прийняти рішення, оптимальне для обох сторін, адже про стійкі результати можна говорити лише тоді, коли обом сторонам вдалося здійснити якомога більше своїх ідей і дотримати свої інтереси.

Цілі, які важливі для вас, визначають хід бесіди і допомагають вам виступати на захист своїх інтересів.

Основні питання при визначенні мети бесіди.

  • 1. Які мої особисті мотиви для проведення цієї бесіди (справа / почуття)?
  • 2. Що є для мене кінцевою метою (сформулювати конкретно і позитивно)?
  • 3. Що являє для мене інтерес?
  • 4. Які можливі інтереси і мотиви мого співрозмовника?
  • 5. Які спірні моменти можуть виникнути в ході бесіди?
  • 6. З яких питань можливі домовленості?
  • 7. Які теми мені хотілося б обговорити?
  • 8. У чому для мене суть рішення?

Таблиця 2.2 допоможе підготуватися до бесіди, з'ясувати се мотиви і проаналізувати цілі.

Таблиця 2.2

Підготовка до бесіди. З'ясування мотивів і аналіз цілей

власна роль

  • • Чи існує усталений розподіл ролей?
  • • У чому моя роль і чого очікують від мене в цій якості?
  • • Як сильно я міг) 'вплинути на структуру і хід бесіди?
  • • Яку ступінь впливу можна використовувати в заданих мені рамках?

ставлення

  • • Що являє собою людина, з яким я маю справу?
  • • Яким є її кругозір і рівень професіоналізму?
  • • Що для нього важливо? Що він цінує?
  • • Яку мову спілкування він використовує і розуміє?
  • • Які його слабкості і наскільки він уразливий або педантичний?
  • • Яка думка склалася у мене про нього і які почуття я відчуваю по відношенню до нього?
  • • Що він, в свою чергу, думає про мене чи що відчуває?
  • • Які позитивні або негативні моменти можуть зумовити ці відносини?

Місце і час

  • • В якому місці і в який час зручніше провести цю бесіду?
  • • Якщо ви не можете визначити це відразу, задайте питання: як місце і час вплинуть на мене і досягнення моєї мети під час бесіди?

мета

• Чого я хочу домогтися?

теми

• Які теми я хочу торкнутися?

мотиви співрозмовника

  • • Яким може бути ставлення мого співрозмовника до цих тем?
  • • Що спонукало його взяти участь в бесіді?

конфлікти

• Які труднощі можуть виникнути?

Стратегія / компроміси / рішення

  • • На що мені треба звернути особливу увагу?
  • • Які можливі компроміси я бачу?
  • • Ч то для мене є найголовнішим у вирішенні?

  • [1] Капітц А. Техніки ведення бесіди. С. 112.
  • [2] Канитцем А. Техніки веління бесіди. С. 106.
 
< Попер   ЗМІСТ   Наст >