ДІЛОВИЙ ЕТИКЕТ І КОМЕРЦІЙНА ТАЄМНИЦЯ

У Росії в зв'язку з переходом до нового типу ринкових відносин з'явилося нове поняття - "комерційна таємниця". Вона є важливою складовою частиною ділового співробітництва і, отже, ділового етикету.

Комерційна таємниця - це навмисно приховувані з комерційних міркувань економічні інтереси і відомості про різні сторони і сферах проізводственнохозяйственной, управлінської, науково-технічної, фінансової діяльності фірми, охорона яких обумовлена інтересами конкуренції і можливими погрозами економічної безпеки фірми.

Комерційна таємниця, на відміну від державної, не визначена переліком, оскільки вона завжди різна стосовно різним підприємствам. Порядок поводження з відомостями, що відносяться до комерційної таємниці, регулюється "Положенням щодо збереження комерційної таємниці підприємства". Терміни дії комерційної таємниці визначаються в кожному конкретному випадку особою, яка підписала документ, у вигляді певної дати, або "безстроково", або "до укладення контракту". У правому верхньому куті документа пишеться: "КТ" (або повністю - "Комерційна таємниця"), "Конфіденційно", "Секрет підприємства". Така позначка не є грифом секретності, а лише показує, що право власності на дану інформацію охороняється законодавством.

Комерційна таємниця підлягає захисту з боку служби безпеки підприємства. У повсякденному житті комерційна таємниця завжди виступає в формі комерційних секретів.

Комерційні секрети - форма прояву комерційної таємниці. Вони являють собою відомості, оформлені у вигляді документів, схем, виробів, що відносяться до комерційної таємниці, і підлягають захисту з боку служби безпеки від викрадення, вивідування або витоку інформації.

Для захисту комерційних секретів слід дотримуватися таких правил:

  • 1) безпека завжди і скрізь повинна забезпечуватися тільки професіоналами;
  • 2) вживаються превентивні заходи повинні передбачати спеціальну програму з дезінформації промислових шпигунів;
  • 3) система превентивних заходів повинна включати в себе такий найважливіший елемент, як організація переміщення охороняється інформації з виключенням при цьому будь-якої можливості її витоку.

Секретність в умовах ринкового господарювання захищає виробника від недобросовісної конкуренції, до якої відносяться різні протиправні дії, такі як приховане використання торгової марки, підробка продукції, облудна реклама, підкуп, шантаж.

Захист ділової інформації

Розробляючи заходи щодо захисту комерційної таємниці, необхідно економічно обгрунтувати доцільність засекречування тієї чи іншої ділової інформації.

В першу чергу виділяється інформація, витік якої може привести фірму до банкрутства. Це строго конфіденційна інформація, до неї відносяться ноу-хау, відомості про перспективи розвитку фірми, її клієнтів, термінах і сумі кредитування. Не підлягає розголосу інформація, розкриття якої може бути пов'язане з несприятливими наслідками, а саме: адреси керівників і співробітників фірми, номери домашніх телефонів, поточні плани роботи, інформація про конфліктні ситуації в колективі.

При підписанні договору рекомендується, щоб представники сторін ставили підписи не тільки в кінці договору, але і на кожному аркуші щоб уникнути заміни одного тексту іншим. Слід встановити строгий порядок зберігання перших примірників договорів і правила роботи з ними. Їх треба зберігати в певному місці і видавати тільки під розписку з письмового дозволу керівника. На осіб, відповідальних за зберігання договорів і роботу з ними, покладається персональна відповідальність за втрату договорів або витік інформації з них.

При роботі з документами, що містять комерційну таємницю, слід дотримуватися певних правил. Для цього необхідно:

  • - розробити інструкцію (пам'ятку) по роботі з секретними документами;
  • - призначити відповідальних осіб для контролю над секретним діловодством;
  • - здійснювати суворий контроль за допуском персоналу до секретних документів.

Найбільш важливі документи слід зберігати в сейфі, менш важливі - в спеціальному металевому контейнері.

Документи, які правомірно можуть зажадати співробітники податкової інспекції або правоохоронних служб, слід тримати окремо від інших конфіденційних паперів.

Підготовку документів, що містять важливу інформацію, слід довіряти перевіреним людям. Кількість примірників має бути суворо обмеженим. При необхідності слід визначати ступінь конфіденційності документа, а також термін дії обмежувальних грифів. При цьому необхідно пам'ятати: чим більше секретної інформації в ньому відображено, тим більше буде потрібно витрат для його захисту.

Розмножувальна техніка повинна знаходитися під надійним контролем, так як копіювання документів - один із способів отримання відомостей, що становлять комерційну таємницю.

Кількість копій має строго враховуватися, їх знищення - контролюватися, а копіювальні машини забезпечуватися лічильником і ключем, що запускає машини в дію. Існує правило: найбільш цінні документи керівники копіюють самі.

Для роботи з секретними документами повинні відводитися спеціальні приміщення з хорошою звукоізоляцією. У ці приміщення не повинні допускатися не тільки сторонні особи, але і співробітники, що не мають дозволу (допуску) на роботу з конфіденційною інформацією.

У наших умовах забезпечити кожному виконавцю роботу в спеціально виділеному приміщенні буває практично неможливо, тому слід дотримуватися "політику чистих столів". Суть її полягає в тому, що під час відсутності працівника на його робочому столі не повинно бути ніяких документів.

Чернетки секретних документів повинні готуватися в зошитах з пронумерованими аркушами. Після підготовки документів "начисто" чернетки знищуються. Імовірність витоку секретної інформації з документів особливо велика в процесі їх пересилки. Якщо немає можливості користуватися послугами фельд'єгерського зв'язку, то доставку секретних документів і цінностей слід організувати своїми силами із залученням співробітників власної служби безпеки або ж звернутися в спеціалізовані фірми, які такі послуги надають за певну плату.

Довіряючи паперу поштою, слід відправляти їх рекомендованими листами або листами з повідомленням про вручення їх адресату.

Організація захисту документів - обов'язок керівника. Слід бути впевненим, що з моменту появи і до знищення документ до сторонніх осіб не потрапляв. Якщо документ загублений (викрадено), фахівці зі служби безпеки повинні провести службове розслідування.

У процесі зберігання і пересилки секретних документів можуть бути застосовані засоби захисту та сигналізації при несанкціонованому доступі до них.

Одна з новинок - світлочутливі покриття, що наноситься на документи, що може проявитися під впливом світла, вказуючи тим самим на факт ознайомлення з документами або їх фотографування сторонніми особами. Крім того, фірма "Ксерокс" розробила спеціальний барвник, який наноситься на текст документа, що виключає можливість несанкціонованого копіювання - копія виходить нечитабельною.

Використовують з цією метою і електроніку. Електронний пристрій розміром із сірникову коробку ( "Ноті detective ") поміщається в сейфі або під паперами на робочому столі. Воно спрацьовує при попаданні на нього світла і подає пронизливий звуковий сигнал. За бажанням замовника фірма постачає його радіопередавачем, що включає на значній відстані інші захисні системи і зовнішню сигналізацію.

Основні заходи щодо захисту документації представлені в табл. 2.3.

Таблиця 2.3

Заходи щодо захисту документації [1]

організаційні

Технічні

спеціальні

Робота з людьми

Установка сигналізації і контроль за її роботою

Застосування засобів захисту від копіювання документів

Контроль режиму захисту документів

Використання спеціальних замків та інших засобів

Застосування пристроїв таємного фіксування незаконного доступу до документів

Визначення форми і змісту документів

Використання спец- пристроїв для знищення документів

Захист від промислового шпигунства

Класифікація і простановка грифа

Забезпечення співробітників сейфами та спеціальними контейнерами для зберігання документів

Проведення службового розслідування при втраті документів

Співробітники, які відповідають за збереження і своєчасне знищення секретних документів, повинні бути захищені від спокуси торгівлі секретами фірми простим, але вельми надійним способом - гарною зарплатою.

Якщо ви говорите по телефону з кімнати, в якій працюють інші співробітники, не робіть їх співучасниками розмови; а якщо ви самі опинилися мимовільним свідком розмови, яка, на ваш погляд, колега хотів би провести без свідків, знайдіть привід покинути кімнату, навіть якщо розмова між вами був перерваний цим телефонним дзвінком. У загальній робочій кімнаті по телефону (і завжди!) Слід розмовляти напівголосно і коротко.

Рекомендується уникати обговорення по телефону:

  • - будь-яких питань з людьми, з якими у вас раніше не було контактів або з якими не склалися особисті відносини;
  • - питань, за якими можна припускати протилежне вашому думку співрозмовника;
  • - делікатних питань, що стосуються самого співрозмовника або представляється їм фірми, а також персональних (особистих) проблем;
  • - спірних питань взаємин, координації і субординації діяльності між вами або уявними вами організаціями;
  • - питань, що стосуються третіх осіб або організацій, представники яких можуть виявитися в кімнаті вашого співрозмовника в момент вашого дзвінка.

Слід також уникати повідомлення по телефону негативних рішень по запитах. Вашим співрозмовником це буде розцінено як ваша черствість, неповага до нього, особливо якщо ваше негативне рішення так чи інакше зачіпає його особисто.

В роботі зарубіжних фірм практикується обов'язкове письмове підтвердження самого факту переговорів і досягнутих домовленостей, особливо якщо переговори відбулися по телефону. Такий документ нс повинен бути більшим за обсягом. У ньому фіксуються обговорені питання, досягнуті домовленості і невирішені проблеми. Документ підписується керівником або особою, який говорив по телефону, і адресується керівникові іншої сторони або співрозмовнику але телефону з дотриманням "канонічних" форм ввічливості.

  • [1] Соловйов Е. Я. Діловий і міжнародний протокол. С. 52.
 
< Попер   ЗМІСТ   Наст >