ОРГАНІЗАЦІЯ І ТЕХНІКА ДІЛОВОЇ БЕСІДИ

Ефективність бесіди залежить від стилю її проведення, змісту питань, черговості і правильності їх постановки. Хоча в переговорах з обох сторін можуть брати участь кілька людей, як правило, бесіда повинна вестися між керівниками. Неприпустимо, якщо під час переговорів ведучого перебивають його колеги. Звичайно, він може надати слово одному з них, особливо по специфічних проблем, але в більшості випадків всю тяжкість бесіди по всьому колу обговорюваних проблем ведучий повинен брати на себе.

Може здатися парадоксальним, але успіх переговорів часто залежить від вміння слухати співрозмовника. Ніщо так не лестить співрозмовнику, як увага до його слів. Увага повинна бути щирим, так як показне може бути виявлено їм, образить його і приведе до ускладнень в переговорах.

Починати переговори слід з найбільш важливих питань порядку денного, намагаючись поступово досягти згоди з принципових питань. Потім обговорюються проблеми, за якими можна домовитися порівняно легко і без особливих витрат часу, і тільки після цього переходять до ключових питань, які вимагають докладного розбору. Намагайтеся так побудувати бесіду, щоб розгляд питань, в яких ви одностайні, передувало обговорення питань дискусійних. Дуже важливо повісті переговори таким чином, щоб на їх першій стадії співрозмовник не мав приводу дати негативну відповідь. Якщо людина сказала "ні", його внутрішня логіка спонукає залишатися на цій позиції, хоча він і сам може відчути невмотивованість свого негативної відповіді. За тією ж логікою, чим більше позитивних рішень прийнято в початковій стадії переговорів, тим важче потім зайняти категорично негативну позицію, навіть при наявності великих підстав.

Формування делегації

Протокол, дотримуваний при переговорах, підготовці різних договорів і угод, надає своїй урочистістю більшого значення і більшу повагу до містяться в них особливо важливим положенням.

Керівництвом фірми складаються списки співробітників, допущених до участі в зовнішньоторговельних переговорах, потім вже формується делегація. Чисельність кількості делегацій регулюється принципом паритету. Число учасників узгоджується заздалегідь, рівень представництва також підпорядкований принципу рівності. Мова переговорів визначається за домовленістю сторін, може бути мовою як однієї країни, так і інший, і навіть третьої сторони.

Програма перебування

Програма перебування розробляється заздалегідь. Зазвичай вона включає наступні пункти:

  • - зустріч (в аеропорту або на вокзалі):
  • - розміщення (в готелі або заміської резиденції);
  • - ділова частина (бесіди, переговори і т.п.);
  • - прийоми (сніданки, коктейлі, обіди, вечері);
  • - культурна програма (відвідування театру, музею, картинної галереї);
  • - проводи.

По кожній із них вказується відповідальний виконавець.

При зустрічі главу приймаючої сторони супроводжують 2-3 людини, в тому числі перекладач. Якщо гість приїжджає з дружиною, то його зустрічає глава нашої делегації з дружиною.

Першим представляється глава приймаючої делегації, і якщо з ним приїхала дружина, то він представляє і її. Другим представляється гість - голова іноземної делегації - і представляє свою дружину. Потім глава приймаючої сторони представляє членів своєї делегації. Після цього глава прибулої делегації представляє членів своєї делегації. Жінок представляють першими.

При зустрічі рекомендується жінкам вручати квіти.

Висаджування по автомашинах відбувається в наступному порядку:

  • - якщо використовується особистий автомобіль, а водій - член зустрічає делегації, то почесне місце буде поруч з ним;
  • - якщо автомобіль належить організації, то найпочеснішим місцем вважається місце на задньому сидінні праворуч по ходу руху, на якому розташовується глава іноземної делегації. Поруч з ним зліва - глава приймаючої сторони. Якщо в машину повинен сісти ще один пасажир, то він займає місце між ними. Перекладач розташовується на передньому сидінні поруч з водієм. Машина подається і паркується таким чином, щоб праві дверцята була звернена до тротуару.

Перший візит до керівника приймаючої сторони є протокольним (для знайомства, уточнення програми перебування, виявлення додаткових побажань гостей). Тривалість візиту - не більше 30 хв. Розмову починає господар. Ініціатива закінчення розмови залишається за гостем. Гостю має бути запропоновано частування: чай, кава, фрукти. Вино не подасться. Можливо вручення сувеніру гостю. Спізнюватися на зустріч не можна (по протоколу - максимум на 15 хв з можливим скороченням тривалості зустрічі).

Висаджування за столом переговорів проводиться відповідно до загальноприйнятих правил:

  • - глави делегацій можуть сидіти на чолі столу, перекладачі збоку від них, далі за столом переговорів розташовуються члени делегацій по займаним посадам;
  • - глави делегацій сидять в центрі столу, навпроти один одного, поруч з ними по ліву руку знаходяться перекладачі, далі - члени делегацій по займаним посадам (це найбільш поширений варіант розсадження);
  • - якщо в переговорах беруть участь три і більше сторін, то вони розсідаються але алфавітом за годинниковою стрілкою навколо круглого або прямокутного столу.

Глави делегацій головують по черзі в алфавітному порядку, або на першому засіданні господар, потім - за алфавітом.

Перебування іноземної делегації, як правило, не перевищує двох-трьох днів.

Проводи іноземних партнерів відбуваються аналогічно зустрічі, тільки в зворотному порядку [1] .

  • [1] Соловйов Е. Я. Сучасний етикет. С. 68.
 
< Попер   ЗМІСТ   Наст >