ВИЗНАЧЕННЯ МІСЦЯ І ЧАСУ ПРОВЕДЕННЯ ЗОВНІШНЬОТОРГОВЕЛЬНИХ ПЕРЕГОВОРІВ

Визначається також за взаємною домовленістю між учасниками. При цьому жодна зі сторін не повинна нав'язувати свого рішення про місце / час зустрічі. Остаточне рішення завжди залишається за приймаючою стороною. У разі зміни часу повинні бути доведені до відома всі учасники переговорів. Місцем зустрічі може бути як місце одного з учасників, так і нейтральна територія. Досвід показує, що краще проводити переговори на власній або нейтральній території.

ПІДГОТОВКА ПРИМІЩЕННЯ

Переговори слід проводити в окремому приміщенні. Учасники переговорів від приймаючої сторони повинні зайняти місце в кімнаті переговорів до приходу туди представників іншої сторони.

Сприймається як неповага до партнера, якщо зустрічає вводить його в порожню кімнату, а приймає і його колеги входять туди вже після цього і до того ж не одночасно. Негативне ставлення викликають відлучки або виклики приймає з кімнати переговорів. У візитерів це створює враження або несвоєчасність візиту, хоча він був попередньо узгоджений, або неповаги до них, або якогось несприятливого події у приймаючої сторони. У будь-якому випадку це призводить до зайвої нервозності, що не сприяє діловій розгляду питань. Повторювані виходи керівника можуть сприйматися як обструкція. Так само розцінюється ситуація, коли переговори веде співробітник, що займає нижче службове становище і не має права приймати які зобов'язують організацію рішення. Це може означати, що приймаюча сторона не зацікавлена в розв'язанні тих завдань, заради яких зустріч відбулася.

Зовнішньоторговельні переговори бажано проводити в спеціально підготовлених приміщеннях, в яких пе має бути зайвих документів на столах, можуть стояти квіти в низьких вазах (в залежності від форми столу розташовуватися або в центрі, або по його краях).

Людина, що зустрічає делегацію біля під'їзду, не повинен бути членом приймаючої делегації (може бути або секретарем, або працівником протокольного відділу).

Частування під час проведення зовнішньоторговельних переговорів пропонується, як правило, тільки главам. Пропозиція чаю або кави не є обов'язком господарів. Однак в скрутних ситуаціях саме чай / кава можуть розглядатися розслабленням опонентів.

ВИСАДЖУВАННЯ ЗА СТОЛОМ

Для того щоб правильно здійснити розсадження за столом, необхідно враховувати, що існує три види відстані між партнерами.

Інтимне, особисте, соціальне - так називаються три види відстані, на якому ми спілкуємося. Інтимне відстань 40-45 см ми пе дозволяємо перетинати нікому зі сторонніх.

Якщо ви, просячи про що-то або пропонуючи щось, лише протягнете в інтимну зону людини руку, торкаючись його одягу, то швидше досягнете бажаного. Не можна вторгатися в інтимний простір нахабно і нав'язливо, але м'яко і ввічливо можна.

На відстані 45-120 см поширюється наша особиста відстань. Якщо людина відчуває до вас розташування і бажає спілкуватися (з особистих або професійних питань), він розгорнеться до вас, чи не втручаючись при цьому в інтимну зону.

Соціальне відстань знаходиться в межах 120-260 см. Для офіційного спілкування це оптимальна дистанція. Тільки вона вказує людині "його місце" і підкреслює закони субординації. Коли ви приходите на прийом до чиновника, найімовірніше, він посадить вас саме на цій відстані від себе.

Соціальне відстань не дозволяє фамільярничати. Тому якщо ви страждаєте від того, що не можете відмовляти людям, то нс допускайте перетину ними кордону соціального відстані. І, навпаки, людини приємного, близького вам запросіть пройти в зону особистого відстані. Інакше він, несвідомо відчувши дистанцію, віддалиться від вас.

Взагалі, щоб вибрати оптимальні відстані для різних випадків, проаналізуйте своє спілкування з друзями, родичами, колегами, дайте відповідь для себе на питання: чому ви або ваш співрозмовник вибирає саме ту або цю дистанцію? Спробуйте варіації. До людини, з яким ви безуспішно прагнете встановити контакт, почніть поступово і делікатно наближатися, вторгаючись в зону особистого простору. Поспостерігайте, що відбувається. Зафіксуйте, як ви входите в кабінет до начальства. Якщо тисне на порозі, намагаючись звідти висловити свою точку зору, нс дивуйтеся стопору в кар'єрі і непопулярності у боса. Своєю дистанціювання ви самі сигнали йому: не тримайте мене. Повірте, з вами так і надійдуть.

Висаджування повинна проводитися відповідно до стандартів, службовими положеннями. Існує кілька варіантів розсаджування за столом.

  • 1. Глави делегацій сидять на чолі столу, перекладачі - з боків, далі сідають інші члени делегацій відповідно до рангу.
  • 2. Глави делегацій сидять в центрі столу, один навпроти одного, поруч з ними сидять перекладачі.
  • 3. Якщо в переговорах беруть участь три і більше сторін, то вони розсідаються за алфавітом (за першою літерою прізвища).

Догляд керівника з переговорів можливий тільки тоді, коли вирішені всі принципові питання і сторонам залишилося узгодити лише окремі деталі, по і в цьому випадку треба отримати згоду другої сторони.

Приймаючий повинен радо зустріти своїх гостей (у багатьох солідних фірмах це робиться "у порога"). При цьому ваші жести і усмішки, звернені до гостей, повинні виражати щире задоволення від зустрічі з ними.

Зайва захопленість, нещира посмішка можуть викликати у гостей настороженість, а манірність і зверхність - образу.

Приймає повинен представити своїх колег по прізвищах і займаним посадам, включаючи і запрошених на переговори представників інших організацій. Потім представляє своїх колег керівник іншого боку. Якщо учасники переговорів не дуже добре знають один одного або зустрічаються вперше, то слід попередньо обмінятися візитними картками. Поклавши картки перед собою в тому порядку, в якому сидять партнери по переговорах, легко вести бесіду, звертаючись один до одного по імені і при цьому добре уявляючи собі рівень повноважень і компетентності співрозмовників.

Традиційно гості займають місця лицем до вікна, спиною до дверей. У неофіційній обстановці розсадження учасників зустрічі краща змішана, так як це полегшує відвертий обмін думками. Керівники сторін зазвичай сідають поруч, решта учасників зустрічі - за симпатіями або за принципом субординації. Після того як всі займуть свої місця за столом переговорів, доступ в кімнату зустрічі повинен бути припинений, за винятком додатково запрошених, що вкрай небажано.

Слід особливо підкреслити, що присутність на переговорах анонімних свідків сприймається з упередженням, викликає тривожне занепокоєння, що не сприяє відвертому діловій розмові.

Незалежно від важливості переговорів, починатися вони повинні з неофіційних фраз, що підкреслюють увагу приймає до співрозмовників, його особисту доброзичливу зацікавленість в них.

Якщо за планом переговорів передбачено частування в службовому приміщенні, воно, за винятком чаю або кави, має бути підготовлено заздалегідь і знаходитися в кімнаті переговорів на окремому столику під серветкою. Для більшої конфіденційності, особливо при невеликій кількості учасників, пригощати може сам ведучий переговори або один з його колег по висловленої вголос прохання ведучого. Якщо при цьому використовується спиртне, його розливає або глава приймаючої сторони, або його колега.

Етикет не допускає під час переговорів знімати піджаки або розпускати вузли краваток, за винятком випадків, коли це пропонує зробити голова делегації ваших партнерів, даючи цим зрозуміти, що настав час неформального спілкування ( по tie session - "зустріч без краваток").

 
< Попер   ЗМІСТ   Наст >