ЗАПИС ДІЛОВОЇ БЕСІДИ

Запис повинен об'єктивно відображати все сказане, побачене і почуте в ході переговорів. Неприпустимо фіксувати тільки те, що хочеться почути, і тим більше те, що взагалі не згадувалося.

Запис бесіди - це неформальний документ. На підставі її не тільки приймаються рішення з оперативних питань, але можуть розроблятися і затверджуватися перспективні плани, пов'язані з залученням багатьох організацій і зі значними витратами.

Запис ділової бесіди ніколи не виглядає як стенограма. Після закінчення переговорів призначений учасник складає докладний запис, в яку включена інформація про місце, час, дату переговорів, перераховані прізвища, імена, по батькові учасників, основні обговорювані питання, думки сторін з обговорюваних питань і зареєстровано досягнуте рішення.

Подібний протокол зазвичай ксерокопіруют, щоб кожна зі сторін мала свою копію.

ПРОГРАМИ ПЕРЕБУВАННЯ ДЕЛЕГАЦІЙ

Повинні бути розроблені дві програми перебування делегацій:

  • - загальна, призначена для гостей;
  • - докладна, що включає технічні деталі, необхідні для приймаючої сторони, зацікавлених осіб.

У загальну програму входять наступні пункти: зустріч делегацій, ділова частина (переговори, бесіди), прийоми (сніданки, вечері - офіційні заходи), культурна програма, поїздки по країні, проводи. У детальну: персональний склад зустрічаючих, участь представників преси, радіо, телебачення, піднесені квітів, вітальні промови, транспорт, розміщення в готелі.

Етапи проведення переговорів:

  • - початок проведення переговорів;
  • - передача інформації;
  • - аргументування;
  • - спростування доводів;
  • - прийняття рішень.

На першому етапі виробляється ставлення до партнера і предмету переговорів, тобто робоча атмосфера для вироблення рішень. Встановлюються контакти з діловим партнером, створюється сприятлива атмосфера зустрічі, привертається увага партнера, пробуджується інтерес до ходу зустрічі і перехоплюється ініціатива, коли це необхідно.

Знову ж правильним початком проведення переговорів вважається наступне: взаємне представлення членів делегацій, позначення теми переговорів, узгодження послідовності розгляду питань.

Сприятливі прийоми:

  • - ясні, короткі пояснення;
  • - звернення до партнера по імені;
  • - прояв поваги до партнера, уваги, інтересу до нього;
  • - позитивні зауваження стосовно якості продукції, ділової репутації фірми; якщо це нс перша зустріч, можна відзначити позитивні зміни в діяльності фірми-партнера;
  • - звернення за порадою.

На другому етапі обговорюють відомості про проблеми переговорів, запитах, побажаннях партнера, виявляють його мотиви і цілі, передають заплановані відомості, аналізують і вивіряють позиції один одного.

На цьому етапі ведення переговорів вітаються строгий самоконтроль і певні заходи дипломатичності.

Інформація, що повідомляється партнеру, повинна бути точною, ясною, професійно правильною.

Переговори є найбільш відповідальною частиною ділових контактів і, безумовно, найбільш змістовною. Але якщо ми хочемо зробити її і найбільш цінною, то повинні навчитися конфіденційно звертатися з інформацією, отриманою довірливо в ході переговорів. У переговорах і листуванні з іншими партнерами, навіть з тієї ж фірми, не слід називати джерело такої інформації, а сама інформація, якщо виникла необхідність її публічного використання, повинна бути препарована таким чином, щоб вона не асоціювалася з джерелом. І, звичайно, ніколи не слід використовувати довірчу інформацію проти самого джерела (ловити на слові).

На третьому етапі проведення переговорів проводиться узагальнення поглядів партнерів на проблеми, спроби зміни вже сформованих думок або, навпаки, закріплення, що вимагають великих знань, концентрації уваги, коректності висловлювань.

 
< Попер   ЗМІСТ   Наст >