ПРОТОКОЛЬНІ АСПЕКТИ ЗОВНІШНЬОТОРГОВЕЛЬНИХ ПЕРЕГОВОРІВ

На етапі підготовки до переговорів електронна пошта як засіб комунікації - не завжди найкращий вибір. Простіше в цій ситуації було б домовитися усно, замість того щоб посилати один одному масу повідомлень.

Те ж саме стосується так званих пінг-понг- повідомлень. Часто на будь-яку тему ведеться довга листування, яка, ймовірно, може бути неправильно зрозуміла. Часто повідомлення пишуть занадто швидко, замість того щоб відразу вирішити всі питання.

Багато ховаються за цим анонімним засобом і, здається, прямо-таки бояться прямого контакту з іншими людьми. При цьому найпростіший варіант - зателефонувати і усунути всі сумніви і непорозуміння [1] . Етикет електронної пошти.

  • • Електронні повідомлення повинні бути короткими, ємними і висловлювати суть справи. Чи завжди можна вибрати вірний тон? Досить сумнівно. Тому тим більш важливо стежити за ввічливими формулюваннями. Якщо ви отримали повідомлення, яке здається вам різким, не беріть це близько до серця. Як правило, на самому ділі все йде не так, як здається.
  • • Електронні повідомлення служать для оперативного обміну інформацією. Але поглиблення ділових відносин вони не мають на увазі. Для підтримки відносин доцільніше спілкуватися по телефону або проводити ділові обіди, на що вам доведеться витратити час.
  • • Щоб обмежити потік повідомлень, відмовтеся від непотрібних спасибі-повідомлень, а заздалегідь сформулюйте їх у своїй пошті.
  • • Уникайте в ваших повідомленнях риторичних запитань. Питання про самопочуття вашого партнера по листуванню перезавантажують повідомлення. Адже якщо він стане відповідати на поставлене запитання, то може так статися, що ви отримаєте докладну відповідь, на який ви, в свою чергу, заради ввічливості, повинні будете відреагувати [2] .

Наради, конференції

Багатьом діловим людям наради здаються марною тратою часу. Подібну думку може мати кілька причин. Часто це недоліки в організаційній роботі, в розпорядку дня, який передбачає фіксовані терміни, в пунктуальності або відповідної підготовки учасників. Тому проведення ефективного заходу повинна передувати кваліфікована організаторська робота [3] .

підготовка:

  • - узгодити час початку і тривалість наради;
  • - скласти список учасників (запрошуйте, будь ласка, тільки тих співробітників, які в змозі внести лепту в успішне проведення наради);
  • - підготувати зал нарад, технічне обладнання і продукти;
  • - скласти графік і порядок денний;
  • - вислати учасникам запрошення з документацією.

проведення:

  • - перевірити список присутніх;
  • - дотримуватися графіка роботи і при перевищенні ліміту відстрочити розгляд деяких тем;
  • - уникати порушення графіка наради, запланувати перерви;
  • - вести протокол з To - Do -спіском (список завдань).

Заключна стадія підготовки:

  • - скласти протокол і отримати схвалення керівника наради;
  • - стежити за виконанням завдань To - Do -спіска.

  • [1] Квітшау А., Таберніг X. 100 найважливіших правил бізнес-етикету. С. 128.
  • [2] Каітшау А., Таберніг X. 100 найважливіших правил бізнес-етикету. С. 151.
  • [3] Там же. С. 143.
 
< Попер   ЗМІСТ   Наст >