ЯК ПРИЙМАТИ ГОСТЕЙ В ОФІСІ

Вам знайома ситуація? Ви пропонуєте своїм гостям напої і при цьому відчуваєте невпевненість, не знаючи, кому першому налити кави. Ось рішення: в залі нарад гість займає пріоритетну позицію, виходячи з цього і напій він отримує першим. Однак подача напоїв повинна відбуватися в перерві між світським розмовою і діловою частиною наради, щоб уникнути негативного впливу на. Керівник приймаючої сторони не зобов'язаний особисто наливати всім гостям каву, він повинен просто першим подати сигнал, після чого гості можуть обслуговувати себе самі. В принципі, кожен повинен себе відчувати в своєму домі господарем і переймати відповідні обов'язки, якщо запрошує зайнятий іншими справами.

До обов'язків приймаючої сторони в офісі належить і підготовка закуски в разі, якщо конференція затягнеться або призначена на обідній час. Абсолютно нічого не запропонувати своїм гостям є проявом виняткової неввічливості [1] .

Ставтеся до своїх гостей так само, як ви хотіли б, щоб ставилися до вас, - шанобливо і ввічливо. Це ж правило діє, якщо ви приймаєте "всього лише" постачальників. Подумайте про те, що ваші постачальники обслуговують та інших клієнтів, і тим самим ваш імідж залежить і від їх думки про ваше підприємство.

Зустріньте своїх гостей у приймальні. Якщо гостю відомий шлях, то він йде попереду. Якщо ж ні, то ви можете йти попереду. Двері в обох випадках відкриваєте для гостя ви. Дозвольте своєму гостю йти по праву руку від вас, цим ви демонструєте, що ви його цінуєте. Зайшовши в кабінет, прийміть у гостя пальто і повісьте його в шафу. Це можуть зробити і жінки для чоловіків. Хоча, можливо, навіть чоловік похилого віку відмовиться від послуг пані.

Якщо ви плануєте презентацію у вашого клієнта, використовуючи ноутбук, постарайтеся запустити процесор до приходу приймаючої сторони. В даному випадку завдання господаря - показати вам ваше місце. Якщо ж у вас є вільний вибір, віддайте перевагу місця, з якого ви зможете оглядати всі приміщення, включаючи двері. Якщо ви коли-небудь сиділи спиною до дверей, то знаєте, що неприємне відчуття, коли двері не знаходиться в полі вашого зору, негативно позначається на концентрації. Стіна за спиною додасть вам впевненості, яку відчують учасники наради. Ваша постава також може вплинути на хід переговорів. Якщо ви сидите прямо, це сигналізує про незалежність. Паралельний позитивний ефект такої постави - ви не втрачаєте концентрації на тривалий час. Будьте уважні, не схрещуйте ноги, щоб послабити циркуляцію крові. Найкраще під обома ногами мати твердий грунт.

У залі нарад очікуйте стоячи і не угощайтесь напоями, поки не прийшов представник припадає боку. Пийте каву, тільки якщо його вам налили. А не просто запропонували.

В якості гостя ви першим вручає свою візитну картку, а саме головною персони приймаючої сторони. Якщо ж ви не можете визначити ієрархію, передавайте свою візитку по черзі. Нс кладіть візитну картку свого співрозмовника просто так, без уваги, в кишеню брюк, а киньте на неї короткий і зацікавлений погляд. Будьте уважні до академічних звань, які з цього моменту ви приставляє до імені.

Отримані візитки можете розташувати перед собою в тому порядку, в якому сидять їхні власники. Таким чином вам буде легше співвідносити і запам'ятовувати імена. І, будь ласка, не робіть на візитках заміток в присутності господаря. Застосування візитної картки доцільно вже в приймальні фірми. Вручите персоналу приймальні свою картку після того, як представилися і виклали суть свого візиту. Персонал приймальні за допомогою візитної картки може про вас доповісти в найкращому вигляді. Ваше ім'я та назву вашої фірми завжди перед очима, і, якщо буде потрібно виписати пропуск або занести дані в список відвідувачів, все буде правильно написано, без уточнень, як ваше ім'я читається по буквах. В кінці вашого візиту персонал повинен повернути вашу візитну картку. Обмін візитними картками відбувається на початку розмови. Гість першим вручає свою візитку найбільш важливого з присутніх осіб.

Переговори закінчилися, учасники закривають свої ноутбуки і прямують до виходу. Як приймаюча сторона проводите своїх гостей до виходу, а не прощайтеся зі словами: "Зворотній дорогу ви знаєте". Згадайте про те, як ви робите вдома, там адже ви теж проводжає гостей до дверей, а не прощаєтеся з ними в вітальні. Гостей вашого підприємства слід проводжати до вхідних дверей або до ліфта, а не прощатися з ними в залі нарад [2] .

Велике значення для ваших ділових відносин має не тільки ведення протоколу, але і підведення підсумків. Зрештою, вам необхідно представити результат і зафіксувати його результати. Для цього не обов'язково писати довгі сторінки протоколу, по потрудіться послати як мінімум одне повідомлення електронної пошти через пару днів після наради. Висловіть ще раз подяку за те, що учасники обрали час для зустрічі з вами, резюмуйте то, що було обговорено, хто і які завдання повинен виконати. Після кожної ділової зустрічі з клієнтом слід подякувати свого партнера за те, що він знайшов для вас час. Одного повідомлення з коротким резюме підсумків зустрічі і вдячністю цілком достатньо [3] .

Розміщення столів також показує ступінь важливості гостей. На великих заходах можливі різні варіанти розстановки столів. Для кращого спілкування найбільше підходить кілька круглих столів. Столи в залі повинні бути розміщені таким чином, щоб стіл для почесних гостей ближче всіх перебував до сцени або танцполу. Всі інші столи повинні розміщуватися пропорційно приміщенню. Чим ближче до столу для почесних гостей ви сидите, тим, відповідно, важливіше ви самі. За кожним столом повинен сидіти представник приймаючої сторони, він же і подає знак, коли можна приступати до трапези. Для численного суспільства з наявністю тільки одного почесного гостя цілком підійде розстановка столів у формі латинської букви U. Почесний гість і господар сидять в центрі столу, таким чином всім присутнім видно почесний гість. У даній ситуації таке ж правило: чим ви значніше, тим ближче ви сидите до почесного гостя. За довгим столом не дуже комфортно спілкуватися, він більше підходить, якщо налічується не більше 14 персон. Тут почесний гість і господар сидять в центрі, навпроти один одного, або ж почесного гостя розміщують праворуч від господаря.

У діловому середовищі існують чіткі категорії. Що займає положення нижче повинен першим вітати займає більш високе положення на службі. При відсутності будь-якої ієрархії першим повинен привітатися той, хто першим побачив колегу. Заходячи в приміщення, почніть з того, що привітайте всіх присутніх. Причому це не обов'язково повинен бути зал переговорів або офіс. Навіть якщо ви перебуваєте в дорозі по особистих справах, заходячи в ліфт, булочну, сауну або в кімнату очікування у лікаря, завжди вітайтеся. По можливості, відповідайте приблизно тими ж словами, не будьте педантом і о 12 годині на побажання "Доброго ранку!" НЕ парирує - "Добрий день!". Подібна поведінка розцінюється як зауваження і явно не розташовує до себе.

Той, хто заходить у приміщення, вітається першим, незалежно від рангу і займаного положення. Стикаєтеся ви зі своїм начальником в коридорі - першим вітається підлеглий.

Рукостискання може багато сказати про людину і може набувати таких форм, які можуть бути сприйняті іншими як неприємні і навіть домінантні:

  • • демонструє влада: відповідає на рукостискання двома руками або ж поплескує другою рукою плече свого візаві;
  • • колінопреклоніння: він настільки сильно стискає руку свого візаві, що той мало не стає на коліна;
  • • "мочалка": він забуває вкласти в рукостискання певний тиск, так що рукостискання це нагадує вологу мочалку, яку вклали в долоню;
  • • байдужий: він тисне комусь руку, розмовляючи при цьому з третьою особою.

У коректному рукостисканні присутній приємне тиск, і триває воно приблизно одну-три секунди. Руку слід тиснути, але нс трясти. При цьому дивіться своєму візаві прямо в очі. У літню пору зніміть сонцезахисні окуляри, якщо це, звичайно, не затемнені окуляри для читання. Що робити, якщо ваш візаві при рукостисканні не відпускає вашу руку? Відпустіть тиск, цим ви подасте сигнал, що вам хотілося б отримати свою руку назад. Якщо ваш співрозмовник не позбавлений повністю емоцій, він відчує вашу мляву руку і відпустить її.

Як тільки до вас підходять і збираються вас привітати, вам слід піднятися зі свого місця. Це правило стосується як чоловіків, так і жінок. Цим ви висловлюєте належну повагу. У діловому житті жінкам більш імпонує спілкування на одному рівні очей, ніж сидіти в процесі спілкування з напруженою головою, втиснула в плечі, дивлячись на співрозмовника від низу до верху. Якщо ви сидите за столом, встаньте і обійдіть його. Так ви скасуйте бар'єри, які візуально знаходяться між вами. Потім запропонуйте своїм гостям зайняти свої місця. У приватному житті, а також на прийомах жінки можуть не підніматися зі стільця до тих пір, поки до них не підійде дама старше. Хто дійсно старше або молодше, розпізнати, звичайно, не завжди просто. Якщо ж ви встали перед більш молодою пані, то пристойності ви не порушите, оскільки піднятися з місця завжди є знаком поваги.

Прибулі на світські заходи повинні бути представлені присутнім. Старший по рангу повинен першим отримати інформацію про людину, що стоїть перед ним.

ЯК ПРАВИЛЬНО ЗВЕРНУТИСЯ

У багатьох випадках коректне поводження звучить так: вітання, пане / пані, прізвище. Підступним справа стає, якщо сюди приєднуються дворянський титул і вчений ступінь, які слід згадати в обов'язковому порядку. Причому не можна забувати, що дворянський титул - це складова частина імені.

Всім приємно чути своє ім'я, але тільки в тому випадку, якщо воно вимовляється правильно. Неодноразово неправильно вимовлене чиєсь ім'я справляє враження неввічливості. Хоча вміння з ходу запам'ятовувати імена ділових партнерів - завдання не з легких. Перепитувати при першому контакті - не злочин. Але, будь ласка, не перепитуйте три рази поспіль. Це вже буде неважливо. У процесі бесіди час від часу звертайтеся до свого ділового партнера по імені або ж назвіть його при прощанні. Але тільки не перестарайтеся при цьому.

Діловий етикет вимагає приходити вчасно на зустріч. Точність - ввічливість королів. Якщо ви зробите пунктуальність рисою свого характеру, то зарекомендуєте надійним людиною.

  • • Неввічливо змушувати себе чекати. Завжди приходьте вчасно.
  • • Правило про допустимість пятнадцатиминутного запізнення ніхто вже не дотримується. У кращому випадку вам можуть пробачити п'ять-десять хвилин.
  • • Приходити раніше призначеного часу теж не слід (навіть на приватну зустріч). Краще трохи прогулятися.

Якщо вам призначили час ділової зустрічі або ви повинні прийти на запрошення в призначений термін, необхідно розрахувати, скільки часу вам буде потрібно на дорогу, і підготуватися відповідно до графіка руху транспорту. На співбесіді, важливих ділових зустрічах ви не повинні з'являтися в поспіху - це справляє погане враження. Ви не повинні бігти (в метро, до літака). Залиште трохи часу до початку зустрічі, щоб зібратися з думками (наприклад, за п'ять хвилин до початку ви можете спокійно обійти навколо будівлі). Не плануйте приїзд в останню хвилину. Заплануйте також запасні варіанти проїзду [4] .

Транспорт не просувається ні на метр вже півгодини. Ви планували в цей час зайняти місце на стоянці, а не стояти в пробці. Яке враження ви справите, якщо встигнете на переговори? Ви вже чуєте питання: "Чи зможете ви зробити поставки в строк?" Що робити?

Якщо ви розумієте, що спізнюєтеся, зателефонуйте діловому партнерові і повідомте про затримку. Ніхто не буде мати до вас претензій, якщо ви потрапили в непередбачену пробку або ваш поїзд спізнився. Коли ви приїдете, вибачитеся за запізнення.

У багатьох африканських і південноамериканських країнах прийнято приходити на цілу годину або ще пізніше призначеного терміну. Тому під час перебування за кордоном необхідно впоратися про традиції відповідної країни!

  • [1] Квітшау А., ТабернігХ. 100 найважливіших правил бізнес-етикету. С. 64.
  • [2] Квітшау А., Таберніг Х. 100 найважливіших правил бізнес-етикету. С. 74.
  • [3] Там же. С. 81.
  • [4] Ханіш X. Діловий етикет для роботи і кар'єри. С. 103.
 
< Попер   ЗМІСТ   Наст >