ПИСЬМОВИЙ ДІЛОВИЙ ЕТИКЕТ

Діловий лист

Лист як жанр зародився дуже давно, за цей час склалися правила оформлення листів. Наприклад, стародавні римляни не ставили підписи під листом, якщо тільки це не було лист до імператора. Адреса на листах не писали і в більш пізній час, оскільки листи вручалися особисто адресату.

З античних часів у формі листів, тобто в епістолярному жанрі, складали романи, поеми, філософські трактати, політичні памфлети, критичні статті. Нізамі, великий перський поет, в першому розділі своєї книги "Збори рідкостей" дає ряд порад дабіров-письмоводителеві, наприклад: "... ведучи переписку і направляючи послання, нс пристало ... грубити шановним людям і вельможним панам. А якщо між паном його і тим, кому він пише, трапилася війна, хай він не чорнить його репутації, стримавши своє перо, хіба тільки але відношенню до того, хто сам переступив межі і ногу гідності переніс за коло благородства, бо сказано: "слово за слово, а почав - винні "" [1] .

Ділові листи пишуть на бланках фірми чи організації, на яких вказані назва фірми, її адреса і номер телефону, а також фірмовий логотип. Зовнішній вигляд бланка є своєрідною візитною карткою фірми, тому до його оформлення слід поставитися з усією серйозністю. Чим офіційніше бланк, тим офіційне повинен бути стиль письма.

Загальноприйнята така структура листи: з правого боку і трохи нижче реквізитів фірми-відправника вказується дата відправлення із зазначенням місяця буквами, наприклад: 12 травня 2011 р Прийняте в Росії позначення дати, наприклад 14.07.11, в міжнародній листуванні не вживається. У США, як правило, вказується спочатку місяць, а потім число - липень, 14, 2011. Сам лист необхідно починати з точного повторення в лівому верхньому кутку адреси, написаного на конверті. Ще нижче, без абзацу, відразу у поля з лівого боку пишуть традиційне ввічливе звернення:

  • • Дорогий пан (або пані) + прізвище;
  • • Дорогий доктор + прізвище;
  • • Господа;
  • • Шановні панове;
  • • Шановний пан + прізвище (слова "пан" і "пані" завжди скорочуються, якщо стоять поруч з ім'ям).

Після вступного звернення ставиться кома, а не знак оклику, як прийнято в нашій практиці. В офіційних листах не прийнято звертатися на "ти" (цієї проблеми немає в англійській мові).

Залежно від ступеня знайомства з кореспондентом звернення може починатися словами: "Шановний Джон" (ім'я) або "Шановний Сміт" (прізвище). Надсилаючи листа до Німеччини, необхідно використовувати традиційне звернення: "Дорогий пан доктор (прізвище)", а в Австрію і Швейцарію - досить написати: "Дорогий пан доктор". В Англії та США діловий лист починають з звернень: "Шановний пан" (Dear Sir); "З повагою" ( Your faithfully); "Шановний пан Ніксон" (Dear Mr. Nickson); "Щиро ваш" (Sincerely yours); "Вельмишановний пан Ніксон" (Му Dear Mr. Nickson); "З щирою повагою" ( Very truly yours).

Наступним рядком після звернення прийнято позначати тему листи скороченням Re: (англ. In reference lo - щодо, що стосується), в російській варіанті - "щодо" або "кас". Наприклад, "Re: У відповідь на ваш телекс від 19 травня 1999". Якщо лист пов'язано тільки з однією темою, то її можна позначити і до звернення, відразу після адреси. Коли ж листування з партнером ведеться але кількома контрактами, то в такому випадку має сенс безпосередньо після звернення позначити теми листа і цим розбити лист на відповідне число блоків. наприклад:

Дорогий пан Ніксон,

Re: Про ліцензії на видання книги "Sunrise"; Про продовження прав на видання журналу "Image"; Про перспективи співпраці на 2012 р

Більш сучасно заголовок до тексту листа просто підкреслювати або написати його великими літерами. Зараз все більшої популярності набуває так званий цсльноблочний стиль, при якому абзаци нс починаються з відступом на п'ять знаків (з нового рядка), а даються врівень з лівим полем сторінки, так само як і внутрішній адреса, заголовок до тексту листа, вступне звернення і заключна формула ввічливості. Для відділення одного абзацу від іншого кожен новий абзац друкується не через два, а через три-чотири інтервалу.

Завершувати офіційне ділове лист слід словами: "Дуже щиро Ваш" (Very truly yours). В інших випадках пишуть: "Щиро Ваш" (Sincerely yours) або "Відданий Вам", "З повагою", "З найкращими побажаннями", "Прийміть мої найкращі побажання" (Му best regards). Неофіційне діловий лист можна також завершити словом "Ваш" (Your) перед підписом. Підписуючи діловий лист, потрібно вжити ту ж форму імені, яку використовували в зверненні до одержувача. Як уже сказано вище, діловий лист починають з звернень: "Шановний пан" (Dear Sir); "З повагою" (Your faithfully ); "Шановний пан Ніксон" (Dear Mr. Nickson); "Щиро Ваш" (Sincerely yours); "Вельмишановний пан Ніксон" (Му Dear Mr. Nickson); "З щирою повагою" (Very truly yours).

Ніколи не тримайте й в кінцівці листи враховується принцип взаємності, особливо це стосується відповідей на листи. У відповідному листі використовуються ті самі висловлювання, що й у надісланому. У самому кінці листа ставиться підпис із зазначенням під нею прізвища і посади відправника. У більшості країн підпис на листі ставиться з правого боку аркуша, якраз під заключній формулою ввічливості.

Якщо заключні слова ввічливості розташовані з лівого боку (це практикується в Німеччині), то підпис ставиться з лівого боку під ними. Прізвище підписує лист друкується йод його рукописним підписом. Відстань між завершальними словами ввічливості і надрукованій на машинці прізвищем - 2-2,5 см, при цьому ім'я краще написати повністю.

Якщо після того, як лист вже було написано, терміново треба повідомити про події, які відбулися пізніше, то в кінці листа ставиться PS (постскриптум) і дописується необхідна інформація. В кінці постскриптума знову ставиться підпис. Бажано постскриптумом в ділових листах не зловживати. У разі коли до листа додаються будь-які матеріали або документи, вони зазвичай перераховуються в лівій нижній частині листа окремим рядком після слова "Додаток" (Enclosure). наприклад:

Додаток: 1. Контракт (5 л.) 2. Сертифікат товару (3 л.).

Вказівка на розсилку копій (Carbon сміттю або СС) займає окремий рядок під Додатком і з'являється в листі, коли виникає необхідність направити його за кількома адресами. Наприклад: Копія: Пану І. Іванову "Альфа-банк".

Якщо діловий лист написаний не на бланку, а на звичайному аркуші білого паперу, нижче підпису слід вказати назву вашої фірми або компанії.

Якщо ви хочете надіслати листа особисто якомусь працівникові фірми, в такому випадку після прізвища на конверті слід поставити "особисто" (Private - Англія, Personal - США, Confidential - Англія і США), при відсутності такого позначення лист розкриє в разі відсутності адресата його заступник.

Після прізвища адресата пишеться назва фірми, в якій він працює, її поштову адресу: номер будинку, назва вулиці (саме в такому порядку). І укладають адресу назву міста, штату (графства, кантону і т.п.), поштовий індекс і країна. Якщо адресат відсутній, а фірмі-отпра- Вітелія відомо його місцезнаходження, то перед назвою фірми зазвичай пишеться скорочення: Care of (с / о), що позначає "На піклування або для передачі адресату".

Якщо лист адресовано фірмі, а вам потрібно, щоб крім керівників його переглянув хто-небудь ще зі співробітників фірми, го після адреси внизу ставиться позначення: Attention of Mr ... ( "До уваги пана ..."). При пересиланні в конверті невеликих брошур, буклетів пишуть: "Друкована продукція" (By Book Post або Printed Matter).

  • [1] Самарканд Н. А. Зібрання рідкостей, або чотири бесіди. М .: Изд-во східної літератури, 1963. С. 209.
 
< Попер   ЗМІСТ   Наст >