СТАНДАРТ, АБО НОРМА, СТАЄ ФОРМОЮ

Так, дійсно існує стандарт для складання ділових листів. Добре, що стандарти ці тільки рекомендується дотримуватися. Правила листи і складання при обробці текстів складають основу професійної кореспонденції в сфері економіки і управління. Секретарі та офіс-менеджери цілеспрямовано муштри при навчанні цим стандартам, і в цьому є свої переваги. Таким чином ваше підприємство не піддасться небезпеки курсування незліченних форм "саміздательскіх" листів.

ЯК ПРАВИЛЬНО НАПИСАТИ ЗАПРОШЕННЯ

Зробити запрошення не означає просто відправити запрошень листівку. Існують різні форми запрошень в залежності від приводу і статусу гостей, яких ви запрошуєте. За будь-яке запрошення має містити наступну інформацію:

  • - дату;
  • - час;
  • - місце;
  • - привід.

Запрошення на велике торжество ви повинні відправити не менше ніж за один місяць до події. Запрошення на невелику зустріч особистого характеру може бути відправлено за менш короткий термін.

Перш за все необхідно вибрати форму: письмову або усну. Виберіть форму запрошення в залежності від приводу і від того, кого ви запрошуєте [1] .

ПИСЬМОВЕ ЗАПРОШЕННЯ, ЗРОБЛЕНЕ ЗІ СМАКОМ

Для запрошення на офіційне торжество необхідно письмове запрошення. Тут мова може йти як про лист, так і про листівку. Але при цьому вони повинні бути вкладені в конверт.

Запрошення, написане від руки, вважається ввічливій формою, хоча і вимагає значних витрат. Виконайте цю роботу, якщо у вас хороший, красивий, розбірливий почерк. Орфографічних помилок слід уникати, так як виправлення неприпустимі.

Ви можете написати запрошення на комп'ютері, але при цьому простежте, щоб не загубитися в поліграфічних нетрях, шрифтах і символах вашої програми. Важливе запрошення (на відкриття магазину або весілля) краще замовити в друкарні або у художника-графіка. Ви повинні обов'язково поставити свій підпис на запрошенні. Скористайтеся при цьому авторучкою, а не олівцем або фломастером.

Складіть запрошення в урочистому і разом з тим простому стилі, щоб запрошений міг швидко отримати всю необхідну інформацію. Поряд з інформацією, вказаною вище, ви повинні вказати передбачену форму одягу.

Якщо для запрошення на офіційне торжество письмове запрошення обов'язково, то в разі святкування, наприклад, дня народження в офісі воно може надати цій події особливого значення.

Розсилка запрошень по e-mail набула широкого поширення, особливо на підприємствах сфери інформаційних технологій. Але це справляє враження неофіційного запрошення. Залежно від кола запрошених ви повинні подумати, чи підходить такий вид запрошення для даного випадку. І не забудьте вказати важливу інформацію і попросити надіслати відповідь.

Якщо ви робите запрошення усно, можете зателефонувати запрошуваній по телефону. Якщо ви не можете додзвонитися, скористайтеся автовідповідачем, електронної або голосовою поштою. Але в будь-якому випадку необхідно зателефонувати запрошуваній ще раз.

Усне запрошення можливо в тому випадку, якщо запрошують вже знають, де відбудеться захід.

Прохання надіслати відповідь виглядає не дуже красиво, але її завжди можна знайти на будь-якому письмовому запрошенні: "Прошу відповісти". Часто запрошують називають термін, до якого ви повинні повідомити про свою згоду або відмову. Ні в косм разі не можна нс дотримати цей термін. Краще відповісти відразу, навіть якщо термін не зазначений. На письмове запрошення слід відповідати письмово. Але не в формі короткого повідомлення по мобільному телефону. Подякуйте за запрошення і повідомте, що ви і супроводжує вас особа (якщо ви прийдете не один) дуже раді цьому візиту. Отримавши запрошення в усній формі, повідомте не пізніше ніж на наступний день, чи приймаєте ви його.

На візитній картці крім прізвища необхідні відомості, що дозволяють установити зв'язок з вами по телефону або знайти вас за адресою:

  • - для нових клієнтів організації;
  • - для ділових партнерів, з якими ви зустрічаєтеся на щорічній виставці;
  • - для цікавих людей, в пам'яті яких ви хочете залишитися.

Щоб надати можливість зв'язатися з вами, повідомте, де вас можна знайти. У цьому допоможе картка. Крім того, картка завжди була свідченням репутації: в даний час картка з логотипом організації, на якій зазначено прізвище, назва організації, адреса і номери телефонів, може служити особливим видом реклами. Якщо у вас немає можливості замовити оформлення картки вашої організації, ви повинні дотримуватися наступних правил:

  • - в центрі повинна бути написана прізвище з титулами;
  • - справа внизу - поштову адресу (перш за все службовий);
  • - зліва - номери телефонів, адреса e-mail і адреса вашого сайту.

Як правило, розмір картки відповідає розміру чекової картки, тому її можна носити як в гаманці, так і в портмоне.

Слушним моментом для надання картки є світська бесіда з аперитивом на початку святкового заходу. Це не обов'язково робити на самому початку розмови, але і чекати до його закінчення не слід. Під час їжі не слід обмінюватися візитними картками. Зробіть це, коли обід або вечерю буде закінчений. Але не забудьте це зробити! Якщо ви ведете розмову в невеликій групі до п'яти осіб, ви повинні вручити свої картки всім учасникам розмови (навіть якщо це ваші колеги).

Зробіть це як би між іншим і не квапте ваших співрозмовників, щоб вони могли спокійно прочитати, що написано на вашій картці.

Якщо ви отримали від співрозмовника картку, вручите йому свою.

  • [1] Ханіш X. Діловий етикет для роботи і кар'єри. С. 115.
 
< Попер   ЗМІСТ   Наст >